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【Notion 案例】自媒體團隊如何運用 Notion? 2023 年領先時代團隊優化工作區紀錄

自媒體團隊如何運用 Notion? 2023 年領先時代團隊優化工作區紀錄

最後更新時間: 2024 年 01 月 07 日

嗨~我是老K

從 2019 年創立了這個領先時代網站,直到現在領先時代團隊已經成為了一個四個人的小團隊了。

我們也從一開始的旨在部落格產出文章,到現在開始有了 IG 社群、電子報企劃,甚至最近也嘗試了 Podcast 節目,以及未來可能也會有的 Youtube 節目。

隨著內容產出與產品打造的平台越來越多,我們也越來越需要更強大的 Notion 系統,才能更好的去整合我們要做的事、讓團隊內更好的分工合作。

因此這篇文就要來紀錄一下從 2022 -> 2023 年,我們 Notion 團隊工作區的變化!(我絕對不會承認,是我看著 Notion 發呆超久不知道怎麼改,才打算透過寫文來激勵自己趕緊思考!)

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先看一下目前 Notion 團隊工作區的模樣!

跳轉捷徑區

目前的團隊工作區其實蠻直覺的,最上方放的是團隊的捷徑區,包括最左側的工作台,中間與內容產出相關的行動區,以及最右側的資源區。

這個區塊最大的問題是,在使用時我們會需要一個一個點進去來看頁面中的內容,他是以「資料庫」或「頁面」的類型作區分,但更好的區分方式絕對會是「按照使用情境」去做區分。

比如我現在要產出網站文章,那就點入一個「網站文章管理區」,這時候頁面上整個操作介面的排列方式,就可以是按照我們最常要寫文章時的排列。(也就是符合某個使用情境的頁面操作流程,就會更直覺好用!)

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網站內容產出管理區

在 2022 年基本上領先時代團隊最核心的業務,就是圍繞著「內容產出」。

包括最主力我們研究軟體並撰寫軟體教學文章的「文章管理區」,以及每篇文章撰寫完會同步發布到 Instagram 的貼文產出,以及每週的電子報產出,這三樣就是我們最主要會固定做的事情。

所以團隊主頁往下滑,就會直接看到我們的團隊文章管理看板。

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這部分的團隊文章管理,其實蠻方便好用的。因此我們應該會沿用這個看板的設計,但讓會改變一下首頁的設計,變得更像是首頁一點。

首頁設計的需求分析

但 2023 年我們除了網站內容,還會多很多平台的產出,還有產品的規劃,甚至 2023 要把重點擺在產品的規劃上。

因此我未來希望首頁的功能是用來「總覽團隊所有狀態」,比如同時讓我知道:

  • 網站文章產出進度
  • 社群文章產出進度
  • 產品規劃進度
  • 合作廠商聯絡進度
  • Podcast 錄製進度
  • 財務紀錄
  • ….可能還有更多

讓首頁是一個整體的總覽面板,而不只是像是以前一樣是單一需求、單一情境的操作面板而已。

規劃我理想中的團隊工作區,是什麼樣子?

大範圍的頁面規劃

以下就邊寫邊盤點,我希望的團隊工作區需要具備哪些功能,順便也理順一下思緒:

  1. 首頁:主要功能是「總覽」,一目了然知道團隊今年的目標、這個月的目標,以及所有正在進行中的專案。(如果太雜太亂,就希望至少可以變成一個 Team Wiki 的感覺,清晰明瞭的入口)
  2. 內容產出區:先進入到內容產出的主頁,在按照不同的平台、產出流程,到對應的頁面中進行內容產出。內容產出流程要按照最順暢的產出、內容再製流程進行排列。最重要的是想要加入「發布排程」的規劃,這樣才能在 2023 對整體內容發布有個固定的頻率與計劃。
  3. 產品孵化區: 2023 年領先時代有很多的產品規劃,因此想特別做出一個產品孵化區,來做產品的產出紀錄。
  4. 合作管理與對外公開區:所謂客戶有包含「廠商」及「客戶」,並且 2023 也會有一些資源販售的計劃,像是販售 Notion 模版,也需要一個地方存放這些公開的頁面、進行統一管理才不用一個一個看 Share 的設定。
  5. 管理者專區(需在另外的地方):存放一些公司的機密資料。2023 年我與我的其中一位夥伴蘿卡(也是我姐)正式成為合夥人的關係了,因此我們可能很常會有一些會議討論,也需要與團隊的運轉區隔開來,單獨紀錄給我們兩個看

細節的功能性規劃

內容產出區

  1. 網站文章內容管理:包括網站文章排程、關鍵字調查專門頁面、網站文章撰寫策略頁面、網站文章內容更新的排程頁面等等
  2. 社群貼文產出管理:包括社群貼文排程、社群活動的規劃
  3. 電子報產出管理:包括每週電子報的內容,相對簡單。
  4. Podcast 內容產出:目前 Podcast 靈感來源是來自於 IG 限動的議題,因此兩者需要進行串接。
  5. 影音內容產出:未來應該也會有 Youtube 影片的計劃,因此影音內容的產出也需要有個管理流程。

這邊要思考的就是「這全部的內容,是要塞在同一個資料庫中用 Select 欄位區分嗎?還是要分開不同資料庫呢?」,這個問題的答案可以在製作時再實際實驗一下差異。

產品孵化區

對這個區塊的想像其實可以用一句話概括「按照專案區分,但待辦事項統一地方管理」。

為什麼會這麼說?因為你不會想要你要查看待辦事項,還需要點近一個一個的專案頁面,然後才能看到那個專案的對應待辦,卻無法有一個統一查看自己所有待辦的地方吧~(那也太不符合操作習慣)

寫到這邊,也感覺今年因為團隊目標很明確,因此要把我們去年一整年都沒用到的 OKR 資料庫拿出來使用囉!

目標 -> 關鍵成果 -> 對應專案 -> 待辦事項,一步一步讓團隊夥伴看下去、知道今年團隊的大大小小計劃是什麼,也能更好的讓每個人都知道自己應該要專注施力的地方在哪裡。

成果展示

目前我們更新後的團隊工作區,有了三大區塊的重點:

  • 首頁
  • 內容產出區
  • 團隊目標共識與專案任務分配區

其餘前面規劃到的「產品孵化區」,因為產品打造的過程其實就融入到專案之中,因此這個部分就目前還沒有額外做出一個專門區塊。

「管理者專區」則是我跟我姐姐蘿卡,直接沿用過往陽春的系統(裡面只有待辦事項跟檔案庫),用來結算每月薪資、存放一些檔案用而已,很少打開。

以下就來展示一下改版最多的幾個區塊吧!

首頁

用於總覽所有待辦事項與團隊行事曆,以及上方會有各個功能區塊的捷徑。

下方會有一個「待辦收集區」與「團隊行事曆區」,兩者都是用同一個「待辦事項」資料庫,差別只有上方是尚未指派日期的待辦事項,而下方則是有指派確切截止日期的事項(直接用同一個資料庫,就不用拖曳來拖曳去)

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內容產出區

因為要多平台同步產出,因此內容產出區的規劃就非常重要。整體來說內容產出區最外側是讓大家看看「內容產出排程」,為了方便每個平台有不同的產製流程,因此我把不同平台全部的資料庫都拆開。

雖然這樣的壞處是內容產製的行事曆需要透過「切換分頁」才可以查看,但好處就是當我專注於排程「社群經營」的內容時,就不會受到其他平台內容的干擾!

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而點擊左側各個「內容發布平台」,則會根據平台特性不同,進到不同平台的工作區來產製內容,頁面上的操作設計都是以那個平台最和是的操作流程為主,比如下方就是網站的產製流程(基本上用看板模式來管理進度)

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而下方這邊則是「社群平台」的產製流程,就會發現版面有點不同,這邊是用左側靈感區來延伸產出右側貼文內容,並以產製的狀態來做進度看板的(因為社群平台的產出不會太多分工,通常是由一人完成)

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【Notion 模版】網站文章管理經營系統(核心功能版,以團隊經營為主,個人也適用) (leadingmrk.com)

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年度目標與專案任務區

最後則是年度目標與專案任務規劃區。

其實從團隊成立一開始就有這個區域了,但團隊第一年都在寫網站文章打底,唯一的目標就是「把數位工具教學寫好」,因此好像這個年度目標區 2022 去年一整年都沒有打開過。

今年有一些要成立的教學目標,就需要這個區塊來讓我們夥伴之間同步目標了! 這邊就簡單展示給大家看囉!

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結語:自媒體團隊經營坑很深呀!

其實這篇文章只是偏向紀錄、紀念用的,並沒有很詳細的拆解每一個系統背後的產製原理、以及團隊是如何使用這套系統。

像是網站文章產製流程,就有很完整的模版以及資料庫 Template ,加快我們每個人產製文章的流程。

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