【Notion 進階技巧】團隊一定要花大錢付費使用 Team Plan 團隊方案嗎?教你活用 Personal Pro Plan + Guest 一樣可以無痛免費團隊協作!

【Notion 進階技巧】團隊一定要花大錢付費使用 Team Plan 團隊方案嗎?教你活用 Guest 一樣可以團隊協作!

最後更新時間: 2022 年 06 月 25 日

嗨~我是老K

那天突然接到一位身邊自媒體創業朋友的電話,想要跟我合作做一個 Notion 的內部系統。

聊著聊著我突然發現一件很震驚的事情,那就是他的團隊每個月居然付出 600 多美金給 Notion 官方,只因為他們把全部團隊成員、寫手都用 Team Plan Member 的形式加入到工作區中!

這篇文就趕緊來分享一下我自己使用 Notion 來團隊協作的方式,也跟大家分享其實如果非必要狀況,你是可以不用把所有工作的協作夥伴都以 Member 型態加入到 Notion Workspace 的,用 Guest 型態加入,其實也可以順利的協作的唷!

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Notion 的方案簡介:Personal、Personal Pro(Edu)、Team Plan、Enterprise Plan

Notion 本身的方案分成四種:

  1. Personal Plan 個人免費版:提供全部基礎功能,除了上傳檔案有限制單個檔案最大 5MB,以及每個頁面 Guest 限制至多 5 位
  2. Personal Pro Plan 個人專業版:除了上述功能外,檔案、Guest 全開放無限制,並有提供 30 天內版本控制與還原功能,也可以開啟頁面搜尋引擎收錄功能(可以從 Google 搜尋引擎查到你的 Notion 頁面)
  3. Team Plan 團隊方案:除了上述功能外,可以將協作夥伴以 Member 身份加入並共同管理工作區,也有提供基於群組的權限管理(可以把 Member 歸類到群組,然後直接幫群組調整權限)
  4. Enterprise Plan 企業方案:可接上企業單一登入入口網站(SSO),無限時間的版本控制、進階安全管理及專業經理協助導入企業。(企業版沒嘗試過所以比較不知道實際運用情況)

這邊也附上官方的方案說明圖以及方案說明網址

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也因為這樣的方案配置,讓很多人以為「當我們是一個小團隊的時候,肯定是選擇購買 Team Plan。」

但其實以大部分小型團隊的情況來說,其實使用 Personal Pro Plan 搭配 Guest 功能邀請,就非常夠用囉!

小型團隊推薦使用方案:Personal Pro Plan 搭配 Guest 無限邀請

其實在 Notion 的版本配置中,你只要使用的是 Personal Pro Plan 個人專業版,你就可以邀請「無限個 Guest」到工作區的頁面上。

因此其實只要把所有團隊夥伴邀請到其中一個頁面上,你就可以無限的在這個頁面上新建工作上會用到的任何頁面、資料庫或區塊囉!

以下也簡單釐清一下兩種方式的差異:

使用 Team Plan 的優缺點

  • 優點:每個人都是 Member,都可以有共用頁面及私人頁面,可以有權限群組快速把一群人套用同一種權限。
  • 缺點:貴,每增加一位 Member 就是增加一份月租費。

使用 Personal Pro + Guest 基於頁面邀請的優缺點

  • 優點:只需付一人費用或者用教育版免費,且基於一個頁面一樣可以打造超大型協作區。
  • 缺點:頁面若被誤刪只能請唯一個管理者去找回。

以下也提供從頭建立一個新的團隊協作區,並且套用 Personal Pro Plan 詳細的作法步驟,給大家做參考

狀況一、從頭建立一個新工作區,並設定成 Personal Pro Plan (或套用教育方案)

step 1

要新建一個工作區的步驟如下

  1. 點擊 ① 左上角的下拉式選單
  2. 打開 ② 的選單
  3. 點擊 ③ 就可以新增一個新的 Workspace 了!

*同一個 Notion 帳戶裡,是可以建立很多個不同 Workspace 的唷!

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step 2

Notion 會讓你選擇要團隊還是個人,這邊就選右邊的 For Myself

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step 3

進去新的工作區會有很多預設的 Template,這邊可以點擊 Clear 全部刪除(之後需要都可以去 Template 區塊新增回來的)

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step 4

目前建立的方案會是 Personal Plan 個人免費版

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step 5

點擊左側的「Settings & Members」進入到工作區的設定畫面

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step 6

選擇左側「WORKSPACE > Upgrade」,可以看到我們要升級到 Personal Pro Plan 這個方案,你可以直接點擊 Upgrade 來升級,或者跟著下一步用教育帳號認證

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step 7

同一個頁面往下滑,你會看到一個可以用教育帳號認證的按鈕

*教育帳號可以免費獲得 Personal Pro 版本的工作區,不過需要你把 Notion Account 修改成 .edu 結尾的 Email 才行。

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step 8

按下去之後會進行認證一下下

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step 9

顯示下方畫面,就代表你成功免費獲得 Personal Pro Plan 的使用權囉!

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step 10

可以看到 Personal Pro 底下顯示「Current plan」這樣就沒錯了

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*一個 Edu 的 Notion Account 經過實測是可以建立好幾個工作區都一樣用教育認證的哦,目前是沒有阻擋。

狀況二、如果現在已經是 Team Plan 付費中,該如何降級方案?

如果你現在團隊已經正在使用 Team Plan 付費中,那就比較麻煩一點了。主要是因為:

  1. Team Plan 要轉成 Personal Pro Plan,首先你要把所有 Member 都踢出,只剩下一個 Admin
  2. 把 Member 踢出之後,他們所有 Private 的 Page 都會被消失,這一點要特別注意(需要保存的頁面,請事先移動到其中一個共有頁面,讓剩下的那位Admin 有權限看到)

以下也列出調整方案的步驟給大家參考,大家操作前請千萬要注意上面兩點阿!不要造成私人資料遺失囉~:

step 1

在我們把 Member 都移除之前,最好先一一確認每個頁面的權限,確定是否都有設定讓「最後留下來的那位 Admin 擁有 Full Access 權限」

*像是下方這張圖有指派了 Creator Group 的人有權限,但當我們把人都踢出後,這個頁面如果沒有指派給 Admin,頁面就會直接遺失哦!

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step 2

確定頁面都 OK 之後,就點擊左上角的「Settings & Members」準備開始轉換方案

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step 3

轉換方案第一步驟,就是要先把所有的 Member 都移出 Workspace,只留下最主要的那位 Admin(也是未來工作區唯一有所有權限的人)

*未來此工作區所有頁面如果誤刪,都要靠這個人幫忙還原,建議可以找一位適合擔任此角色的夥伴哦!
(或是安排兩位 Admin ,其他人都是某頁面的 Guest 其實也可以的!)

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step 4

這邊 Notion 官方也有做一個提醒,被移出的那些成員他們的所有 private page 都會被移除哦!

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Private Page 就是指畫面上這個區塊的所有私人頁面,只有上方在 workspace 分類中的頁面會保存(下方圖片跟大家釐清一下!)

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step 5

確認刪除後 Workspace 會像下圖一樣,只剩下一位成員

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step 6

這時候就可以看到 Plans 分頁那邊,可以點擊 Downgrade 降級到 Personal Pro Plan 了!

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step 7

點擊後成功降級

*如果你是想要用 Edu 帳號認證的教育版方案,需要先回到個人方案才有認證的按鈕出現。因此可以先 Downgrade 到 Personal 免費版方案,等等用教育認證)

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step 8

往下滑看到 Edu 認證按鈕,點擊認證

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step 9

一樣會跑一下認證

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step 10

看到下圖畫面,就代表認證成功、有免費教育版的 Personal Pro Plan 囉!

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最後重點:如何邀請 Guest 進入工作區,並打造團隊專屬的協作首頁?

上面講了那麼多,其實都是這個步驟的前置作業啦!

在我們恢復變成 Personal Pro Plan 之後,接下來就是要新增一個頁面,並且以此頁面作為所有團隊成員的協作位置囉!

step 1

首先用當初留下來的那個 admin 帳號,進入到這個 Personal Pro Plan 工作區並且新增一個團隊的主頁。

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step 2

點擊右上角的「Share」,可以在這邊用 Email 邀請其他團隊夥伴加入此頁面。

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step 3

加入時可以選取權限,如果選擇 Full Access ,大家就也可以邀請其他人進到頁面中。(如果公司有很多部門,可以先邀請各部門一個人,再讓他們慢慢自己邀請)

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step 4

確認選好之後就點擊 invite

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step 5

權限就會像是這樣子,不過受到邀請的人會被標示 Guest,表示他是該頁面的訪客,而非整個工作區的 Owner。

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step 6

(訪客視角)其實對於訪客來說,基於這個頁面往底下做任何的操作、頁面新增都是沒問題的。

Notion 本身就是一個無限階層的工具,因此你要在底下新增 10 個部門的主頁,各自部門又有每個人的工作頁面這種龐大系統,也是可以基於這個主頁做到的。

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step 7

(擁有者視角)唯一差別就是訪客會少了紅框處的這些內容,影響最大的就是如果你不小心誤刪了頁面,你可能就會需要擁有者幫你到垃圾桶內翻找(但若使用 Page History 復原功能就可以自己操作)

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用以上 Guest 邀請方法,目前順暢使用中的工作區範例

以下也提供一些我實際使用上述方法所建立的工作區,到目前為止協作都是蠻順利的哦!

線上課程籌備區(2人)

這個線上課程籌備區是合作夥伴 雷蒙 的工作區,然後只邀請我進到圖中那個「Notion 課程協作系統」,所有的文稿、影片、會議紀錄、內容產出、SOP、延伸資料、模版等等全部都在這頁面底下。

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公司團隊工作區(4人)

這是在 2022 領先時代變成小團隊之後我們的共同工作區,可以看到所有頁面其實都是基於「領先時代|管理區」,而「領先時代|團隊工作區」則是其中一個頁面,裡面又有完整的協作系統。

  1. 領先時代|管理區:只有我跟執行長兩個人加入,主要存放一些公司比較機密的策略或資料
  2. 領先時代|團隊工作區:加入另外兩位夥伴,一起協作

*等同於用這樣邀請方式,你一樣是可以基於頁面做到權限區隔的!

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線上訓練營營隊(近千人,壓力測試)

之所以會跟大家分享這方法,是因為我們也替大家做過壓力測試了,那就是透過 Guest 的方式舉辦了近千人在同一個工作區當 Guest 的線上營隊。

但壞處是因為我們學員真的太多,蠻常發生他們不小心刪除頁面,我們就得請雷蒙(只有他一人可以翻找垃圾桶)統一幫他們去垃圾桶找、去還原。但畢竟我們就是在教學 Notion ,學員們大多也不知道正確還原頁面的方式,所以我個人視覺得還可以接受的!

主要的階層配置我放在圖上了,以下也一個一個說明

  1. 工作區本身:是雷蒙建立的 Personal Pro Plan 工作區
  2. 生活黑客群島 頁面:是雷蒙邀請所有教學團隊成員到的總頁面
  3. 前台/後台:是兩個資料庫,裡面用頁面模版做了一整屆的學員冒險大廳,每新辦一屆營隊就可以按一下產生模版就自動產生出整個學員冒險大廳。
  4. 冒險大廳:裡面包括文件、學員中心、作業中心、商店街中心、作業交流區等,每位學員的學員中心都有自己的頁面還有七次的作業頁面,基本上底下就是上千個頁面、幾百種不同的權限在設定~

*而這一切,都只是基於「生活黑客群島」這個頁面打造出來的,想想就覺得不可思議
(想看看這 700 多人如果都用 Team Plan 加入頁面,那價格有多可怕!)

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最後推薦小團隊的解決方案選擇

因此推薦如果是小團隊、剛開始使用 Notion 的大家也許可以先嘗試看看用這個 Guest 方法來進行協作,真的有需要的話,也可以考慮雖然使用 Team Plan,但只把一些關鍵人員加入 Member 其他人都是 Guest 就好囉!

也許你可以選擇的方案有以下這些,也給大家參考:

  1. 使用 Personal Pro Plan,只給最大的管理者當 Member ,其他人都是頁面 Guest:壞處是只要需要還原頁面、翻垃圾桶,就需要同一個人協助處理。
  2. 使用 Team Plan,給最大管理者及部門主管都是 Member,其他員工夥伴是頁面 Guest:各部門的 Trouble 可以自己主管處理。
  3. 使用 Team Plan ,所有人都是 Member:最方便,權限最完整,但也最貴。

大家可以好好考量這些方案的優缺點,有什麼問題也可以到底下留言進一步發問哦!


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