【Notion 應用案例】頁面亂七八糟該怎麼辦?教你如何優化工作區|軟體工程師使用案例教學

Notion 應用案例 - 如何改善雜亂的工作區

最後更新時間: 2021 年 04 月 23 日

你的 Notion 中是否散亂著一大堆的未分類頁面,各種筆記、備忘、學習紀錄散落得到處都是?你是否看著被自己搞得亂糟糟的 Notion 工作區,卻不知道該如何下手,逐步改善?

別怕!這篇文章會告訴你將 Notion 工作區系統化、模塊化的核心思維,為你雜亂的 Notion 頁面,指出一條可行的改善之路。

我這次也會用一位軟體工程師朋友(叫她小A吧!)的實際案例,帶大家看看使用半年以上、儲存了很多散亂程式紀錄、課程學習紀錄、日常生活紀錄的雜亂工作區是什麼樣子,並且開始實際改善。

只把 Notion 當作筆記工具,後果是…

Before 重整工作區前樣貌

未經分類、找不到關聯性
未經分類、找不到關聯性
筆記命名規則不一
筆記命名規則不一

After 重整工作區後樣貌

新的工作區成品樣貌
新的工作區成品樣貌

如果你只把 Notion 當作一個版面比較好看、功能稍微豐富的筆記工具,那你肯定會發現使用了 Notion 一陣子後,它開始雜亂、開始有點不聽話、慢慢在使用上造成你的困擾。

為什麼會這樣呢?因為 Notion 不只是個筆記工具,他是一套像積木一樣的自由數位工具,不能只用記筆記的方式去對待。

大多數軟體開發者在開發數位工具時,會制定一套使用框架,當大家開始使用該軟體時,只要 Follow 工具本身的規範,就能貼合軟體中的運作框架,管理自己所創造出的內容。

但是,Notion 與其他的數位工具最大的不同之處就是:「它太自由了!」

Notion 整套軟體除了一些模板範本之外,基本上沒有給使用者太多使用上的框架限制,都給大家自由發揮、自由排列組合。

當你滿心期待接觸 Notion 這套吸引人的工具,你第一個面對的,就會是那令人空虛的空白 Page。面對各式各樣的 Block 型態、能七十二變的 Database Views (沒 72 那麼多啦 XD),你馬上就會感到滿滿的焦慮感。

而我們要做的,就是學會如何在 Notion 這套工具中,打造專屬於自己的工作區、屬於自己的家,來存放你的一切想法與經歷。

小A工作區的現況

在開始動手改變系統之前,先一起來檢視我朋友小A她目前 Notion 中的狀況吧!

為了不影響到她日常使用,我把她所有的頁面都 copy 到一個空的 workspace ,接下來就會以這個 workspace 跟大家示範!

「在改善任何事情之前,我們都要先清楚知道自己目前所在的位置與處境,才能對症下藥。」

—— Mr.K

問題#1 內容散亂無分類、排序

小A的工作區最大的問題就是:在建立每一個資料庫、頁面之前,沒有考慮到綜合性的分類機制。在 Notion 中並沒有一個官方的規範,告訴你該如何幫每個 Page 分類或貼上標籤。因此,在我們使用 Notion 的過程中,所有的分類與標籤法則都要靠自己去思考與規劃。

在小A目前工作區的狀況中,如果能為每個頁面加上一個上層分類、甚至是多層分類,就能有效改善內容散亂的狀況,也能至少依據頁面分類與其對應的建立時間,做到基本的排序。

內容散亂沒有分類、排序
內容散亂沒有分類、排序

問題#2 命名不統一,難以尋找特定內容

小A在進入每一個筆記的方式是:從左側的側邊欄手動找到對應的 Page,點擊進入,但其實 Notion 有一個很好用的功能 —— Quick Find 快速尋找

若能將小A的所有頁面、資料庫都統一命名規則,比如:加入固定前綴(例如:筆記的頁面名稱最前面就加入“筆記”,課程的頁面名稱前面就加入”課程“),這樣在使用 Quick Find 快速尋找功能時,就能夠透過第一階段的關鍵字篩選,更快速找出可能想要找的頁面內容。

頁面、資料庫命名不統一,很難找特定內容
頁面、資料庫命名不統一,很難找特定內容

問題#3 無首頁進入點,每次都得從側邊尋找

小A開始使用的 Notion 方式,總是要從側邊欄中尋找頁面,才能點入頁面開始工作。若當下很緊急的想要紀錄一個程式筆記,就又得從左側零散的頁面中,找到對應的程式語言頁面來開啟,十分麻煩。

Notion 的最大特色就是「自由」,因此你可以針對你的使用情境,設計專屬的首頁、專屬的操作流程,來為每一個使用的狀況“量身打造”出最適合的頁面排版,而我們也可以為小A常用的使用狀況,為她量身打造適合的進入首頁。

沒首頁進入點,總是得從側邊欄進入
沒首頁進入點,總是得從側邊欄進入

理想的工作區,是建立在使用需求上的

要打造理想的工作區,最重點還是要貼合使用者本身的使用習慣。我詢問了一下小A平常的使用習慣,並且簡單條列式列在下方:

  • 公司專案程式碼 Debug:在公司上班時經常與同事討論程式碼,每次都會截圖或錄影紀錄整個討論的過程與程式解法,也需要將這些零散的 Debug 方法記錄下來。
  • 待辦事項紀錄:公司每天都會有很多零散的待辦事項,而每個待辦可能隸屬於不同的執行專案或對應客戶,很容易亂掉。
  • 每日工作報告:每天在下班前都要寫一份每日工作日誌交給公司,來記錄當天做了哪些事、遇到哪些問題。
  • 進修課程學習筆記:下班或週末如果上了一些線上課程或線下講座,都會做筆記記錄學習的全過程。
  • 日常隨記、公開頁面:有時突然間想要紀錄某些東西,比如:突然看到想網購的商品、聽朋友說到某些好看的動漫,就會想要記錄下來,紀錄後也很常分享頁面給別人看。

了解小A的這些需求之後,接下來就是針對這些需求,打造合適的工作區系統啦!

打造 Notion 工作區是個漸進式過程

在開始打造自己的工作區、工作系統之前,我們要先明白一件事:「打造 Notion 理想工作區的任務,從來就不是一次就能完成,而是需要漸進式的持續優化、持續改善。」

明白了這一點後,我們就一起來規劃出適合小A的“第一版本”專屬工作區吧!

「你會隨著時間成長,而 Notion 也該隨著你一起成長。」

—— Mr.K

從問題與需求出發,找出最貼合日常的使用情境

上面我們觀察與訪問了小A在使用 Notion 時的問題與個人需求,我們再將其列在下方複習一下:

現有問題:

  • 內容散亂無分類、排序
  • 命名不統一,難以尋找單一檔案
  • 無首頁進入點,每次都得從側邊欄尋找

使用需求:

  • 公司專案程式碼 Debug
  • 待辦事項紀錄
  • 每日工作日誌
  • 進修課程學習筆記
  • 日常隨記、公開頁面

我們可以大致上將問題與需求整合如下功能需求:

  • 系統功能清單:分類、首頁、待辦事項紀錄、檔案內容庫、公開頁面
  • 使用主題需求:工作筆記、待辦規劃、課程進修、日常隨記、工作日誌

接下來,我們就依照這些功能來建立系統。

打造最小可行性產品(MVP),未來持續優化改善

請注意,剛開始建立系統時,不要馬上就開始很認真的把 Notion 的頁面排的美美的,找到很好看很搭的 icon 與 cover。這時候應該要專注於找到真正可以改善問題的功能模塊,並且功能模塊完成,後續再慢慢改善排版與樣式。

根據上面的需求,我幫小A規劃出了幾個主要的核心功能模組:

  1. 筆記檔案庫(Database):專門紀錄筆記、存放檔案,並與待辦事項庫、分類庫、課程學習庫關聯。
  2. 待辦事項庫(Database):專門存放事件、時間排程、規劃,與筆記檔案庫、課程學習庫、分類庫關聯。
  3. 課程學習庫(Database):專門存放各類課程、講座紀錄,與筆記檔案庫、待辦事項庫、分類庫關聯。
  4. 分類庫(Database):專門存放主題分類,與待辦事項庫與筆記檔案庫關聯。
  5. 公司工作區首頁:針對公司常用的使用情境(紀錄程式筆記、會議記錄、查看待辦),建造出適合在公司上班時使用的情境首頁。
新的工作區成品樣貌
新的工作區成品樣貌

待辦事項庫

待辦事項庫專門紀錄待辦事項,可以幫每個事項寫下負責人、狀態、截止時間等資訊,幫助你可以一目瞭然目前手上的事情還有哪些未完成,而不是純粹靠腦袋去記。每天公司要產出的工作日誌,可以直接參考當日完成的待辦事項有哪些,複製到 Word 中,工作日誌就完成了!

待辦事項庫的使用原則是:「每個事項都要是一個行動、行程,而不是內容紀錄」,如果這個事項有相關的事項內容、筆記、檔案等,請在關聯欄位中連結到筆記檔案庫,新增筆記或檔案來記錄唷!

待辦事項庫:紀錄事項,但不紀錄內容
待辦事項庫:紀錄事項,但不紀錄內容

筆記檔案庫

筆記檔案庫是用來建立筆記、存放檔案的地方,所有待辦事項所產生的筆記、學習課程所產生的筆記,或是一些想要保留的工具、檔案,都可以存放到這裡。

筆記檔案庫的使用原則是:「只用來存放紀錄,但不要用來逐項查找」,基本上在存放檔案後,就不會再直接進到筆記檔案庫來翻找檔案,而是會透過關聯的事項、課程或是分類,關聯過來尋找相關的筆記或檔案。

筆記檔案庫:紀錄內容,但從其他地方找到內容
筆記檔案庫:紀錄內容,但從其他地方找到內容

課程學習庫

課程學習庫是用於記錄自己所上的課程清單、參與過的講座或學習句為,每一次我們報名參加一個新的課程,就可以建立一個新的課程學習紀錄。

課程學習庫的使用原則是「只記錄課程項目與資訊,但不記錄內容」,我們學習時產生的筆記盡可能不要紀錄在課程學習庫中,而一樣是透過關聯欄位連結到筆記檔案庫,建立相對應的筆記。

課程學習庫:紀錄課程與學習紀錄,但不紀錄筆記內容
課程學習庫:紀錄課程與學習紀錄,但不紀錄筆記內容

分類庫

分類庫是所有筆記檔案、待辦事項、課程的主題分類集中區,我們在尋找相關內容時,可以直接透過分類庫快速找到自己腦中想找的主題,再往下找到對應的檔案或事項。

分類庫的使用原則是「能合併就合併,能套用就套用」,如果兩個分類太相似的話,請將分類直接合併使用。而如果有一個檔案剛好符合了兩個以上的分類,就全部都套用。這樣不管到時我們想到的是從哪個分類去找,才都能快速找到那個檔案。

分類庫:能合併就合併,能套用就套用
分類庫:能合併就合併,能套用就套用

公司工作區首頁

在公司工作時使用 Notion 來紀錄程式筆記、會議記錄、查看待辦是小A最常用的使用情境,因此專門為公司的工作情境,建立一個專屬的工作區首頁是必須的!

如果你有其他的使用情境需求,你也可以建立更多不同的情境首頁,並且將同樣的資料庫 Link 過去該首頁顯示。到時資料庫、資料都會是共用的,但卻可以利用排列組合,做出更多不同的花樣與玩法。

符合最強烈需求的使用情境首頁:公司工作區首頁
符合最強烈需求的使用情境首頁:公司工作區首頁

其他需求、持續優化方向

針對其他需求,我也另外規劃了一些單獨的頁面,並且同時也幫小A規劃未來還可以持續優化工作區的方向:

  1. 公開頁面存放區:可以開一個專門頁面,裡面條列式存放所有的公開用頁面,以方便管理
  2. 進階分類:當分類不夠用時(分類數量太多,導致找分類也很困難),就可以做出其他更進階、不贏切入角度的分類庫,e.g. 公司企業客戶分類庫、程式語言分類庫等
  3. 加入更多層級的功能:
    對於專業工作者來說,工作區不只是依據需求打造,也需要結合一些工作法、理論模型(例如 GTD、OKR),讓工作區不只是“被你運用的工具”,而可以成為你“工作上的助力”。

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“【Notion 應用案例】頁面亂七八糟該怎麼辦?教你如何優化工作區|軟體工程師使用案例教學” 有 2 則留言

  1. 您好,想請問一下本文中[分類庫]的部分是如何實作的呢?
    看起來像是另外做一個table的頁面再用類似turn into inline來轉換的,
    但是我利用這種turn into inline之後做轉換的區塊都不能再跟其他區塊做多欄排版,是否是哪個步驟有問題呢?

    1. 資料庫沒辦法直接做並排
      所以你可以先建立兩個文字區塊,將文字區塊並排後
      再把 inline database 拖曳到並排後的文字區塊下

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