【Notion 基礎教學】怎麼從個人版升級成 Team Plan?使用上有什麼差異?Permission Group 怎麼用?

【Notion 基礎教學】怎麼從個人版升級成 Team Plan?使用上有什麼差異?Permission Group 怎麼用?

最後更新時間: 2022 年 06 月 29 日

嗨~我是老K

Notion 的方案一直都是大家很搞不太懂的東西,剛好前幾天在研究「如何不用購買 Team Plan 就可以讓團隊使用 Notion 協作」這篇文,因此過程也升級了一下自己的 Notion 工作區到 Team Plan 來測試。

這一篇就來分享一下如何幫自己把 Notion Workspace 升級到 Team Plan,並且使用上與 Personal or Personal Pro Plan 有什麼差別吧!

使用 Personal Pro Plan 或 Team Plan 最大的差異?

以官方的公告來說,Personal Pro Plan 與 Team Plan 基本上唯一的差異只有兩者:是否可以加入 Member、權限是否能以群組管理。以下我們針對這兩點來分別說明一下。

Team Plan 能將所有夥伴加入 Workspace 的 Member/Admin

在 Team Plan 的設計中除了建立 Workspace 工作區的那位 Admin 管理者之外,你可以將所有夥伴都加入到 Workspace 中一起協作。

你可以將夥伴設定成 Member 或是 Admin,分別代表「一般成員」或是「管理者成員」。

兩者的差異只在於前者只是擁有 Workspace 的使用權限,而後者管理者則是可以增減 Workspace 的成員、又或者調整 Workspace 的設定。

Personal Pro Plan 以個人為主體,但可邀請無限個 Guest

Personal Pro Plan 相較於 Team Plan,他並沒辦法在 Workspace 層級直接邀請其他人進入成為 Workspace 成員,畢竟他也只是「個人方案」的專業版而已。

不過其實利用 Personal Pro Plan 加上無限多個 Guest 的名額,也可以建造一個足夠完整的團隊協作區,還只需要支付一人的 Pro 版本費用就好了。

如果你想要知道怎麼做到,可以參考底下這篇文章:

【Notion 進階技巧】團隊一定要花大錢付費使用 Team Plan 團隊方案嗎?教你活用 Personal Pro Plan + Guest 一樣可以無痛免費團隊協作!

當然,就算你使用的是 Team Plan,你一樣也能邀請幾個關鍵成員變成 Member,其他協作者就直接用 Guest 邀請到特定頁面底下就行囉!上面這篇文章中最後也有提到這樣的運用方案,可以仔細看一下!

如何從 Personal (Pro) Plan 升級到團隊方案?

接下來就一步驟一步驟帶大家看看是怎麼從 Personal 或是 Personal Pro Plan 升級到團隊方案的,以及使用上有什麼明顯的差異

從個人或個人專業版升級到團隊方案步驟

step 1

首先我這邊建立一個新的團隊方案測試工作區,來帶大家一起升級看看

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step 2

點擊左上角這個「Settings & Member」,進入到 Workspace 的設定介面

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step 3

一進入在 Member 分頁就可以看到中間有一個按鈕寫著「Upgrade to Team Plan」,升級後就可以加入 Member 了!

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step 4

或是切換到左側「Plans 方案」分頁,也可以從方案這邊點擊 Upgrade 到想要的方案

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step 5

這邊會有系統提示, Team Plan 方案是每人每月 10 USD

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step 6

接下來就會進到填寫付款方式以及總金額頁面(不知道為什麼我有 $4 的 credit 可以扣抵,應該是很久遠以前的好友邀請獎勵?)

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step 7

如果點擊上一個畫面的「Contact Sales」,你也可以跟找到 Notion 團隊來跟你講解你最適合的方案。

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step 8

而如果你想看看團隊是否可以申請到折扣,則是可以點這個「Have a coupon code?」

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step 9

會跳到一個網頁上,可以填入自己的公司數據,印象中新創公司通過審核可以獲得 1000 USD,似乎也有另一階層的是 500 USD,不妨去試試看!

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step 10

回到上一頁,填寫付款資訊送出後等他升級

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step 11

接下來你就會在 Billing 頁面上看到你的 Team Plan 付款訂閱資訊啦!

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團隊方案有什麼差異?如何使用?

接下來就帶大家概覽一下團隊方案的設定與使用細節。

step 1

切換到 Member 頁面裡頭,底下我們可以開始新增其他的團隊成員到這個 Workspace,並且可以設定對方是 Admin 管理者還是 Member 成員。

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step 2

點擊畫面的 Add members ,會出現底下這樣的新增視窗

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step 3

下圖為 Admin 以及 Member 的差別,主要是差異在 Member 沒辦法修改工作區設置、也沒辦法邀請新的 Member 進入工作區

基本上團隊成員都設定為 Member 就可以囉!以免不小心動到權限設置。

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step 4

而在 Member 分頁隔壁的 Groups,則讓我們可以新增不同的群組做權限管理。

這邊新增一個 Creator 群組示範看看。

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step 5

接下來你可以把剛剛加入的 Member 成員指派到群組中

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step 6

接下來我們回到外面的頁面,點擊右上角的「Share」開啟分享的設定,可以看到目前這個頁面是可以讓所有 Workspace 的 Member 都看見。

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step 7

我們在新增頁面分享設定的時候,底下可以看到一個 Group 就是我們剛剛新增的 Creator,可以直接把整個 Group 加進去頁面權限裡頭。

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step 8

我新增了一個 Creator 專屬頁面,把 Creator Group 加入之後呢,等同於這個頁面可以讓所有 Creator Group 的成員看見、都擁有 Full Access 權限。

*等同於 Team Plan 多了一個可以直接指派群組權限的功能,如果公司有好幾個部門、每個部門都有不少員工的話,這樣指派權限就不用一個一個操作了!

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step 9

而除了 Group 之外如果你還有加入單一的 Guest 到你的頁面上,你也可以到 Members 這邊有個 Guests 頁面去查看你授權了誰來看你的哪個頁面,並且也可以一鍵把他轉成 Member 唷。

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這篇文簡單帶大家看看要如何將自己的 Notion 工作區升級成團隊方案,並且也簡單展示了 Permission Group 的用法及差異。如果你還有其他團隊方案操作細節想知道,也歡迎到底下留言告訴我,我再來寫教學文告訴大家!


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