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同步 Notion 與 Google Calendar 日曆完整解析:透過 Zapier 完整新增/更新/刪除行程與待辦任務

同步 Notion 與 Google Calendar 日曆完整解析:透過 Zapier 完整新增/更新/刪除行程與待辦任務

最後更新時間: 2023 年 01 月 04 日

在開設《Notion 實戰課程》之後,有蠻多同學都會問到:「Notion 資料庫的 Calendar View 日曆檢視雖然很好用,但我平常有些排程會保存在 Google Calendar 裡面,有沒有什麼方法可以讓 Notion 與 Google Calendar 之間資料互通、互相同步更新呢?」

這篇文就帶大家來解析該如何讓 Notion 的資料與 Google Calendar 日曆系統互相同步、更新。

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Notion 與 Google Calendar 之間資料更新的需求有哪些?

首先在這篇文開頭,要先帶大家釐清一下大家的需求。

以我自己有聽到的學員需求來說,主要使用日曆功能的人有分為以下 3 種使用模式:

  1. Google Calendar 同步到 Notion :平時以 Notion 為主,Google Calendar 為輔,都用 Notion 來管理所有任務排程,想要在 Google Calendar 日曆上新增/更新的工作項目時,同步資料到 Notion 上一起管理。
  2. Notion 同步到 Google Calendar:平常以 Google Calendar 為主,Notion 用來管理待辦都用 Google Calendar 來查看所有的日程,但會利用 Notion 來管理任務待辦,因此想要在 Notion 新增/更新任務時,可以同步在 Google Calendar 上來查看整體的行程規劃。
  3. 想要雙向同步:有時候在 Notion 上看,有時候在 Google Calendar 上看,兩邊都會用,想要資料能雙向更新的人。

以目前的狀況來看,1. 從 Google 日曆同步到 Notion 是絕對沒問題的。

2. 從 Notion 同步到 Google Calendar3. 雙向同步都會遇到一些問題導致無法順利執行,這篇文章的最後也會有對應的說明。

因此接下來就來與大家分享該如何透過 Zapier 將 Google Calendar 日曆上新增或更新的資料,同步到 Notion 中吧!

前置作業:準備好你的 Google Calendar 帳戶及 Notion 的任務/行程資料庫

在開始設定同步資訊之前,我們要先確認好我們已經準備好想要同步的 Notion 資料庫,以及我們要與哪一個 Google 帳戶&日曆做同步。

以底下的案例來說,我會從頭設定一個 Notion 資料庫,並且串接一個全新的 Google 帳戶及日曆來做示範,這樣比較不會有原先的個人資料干擾。

另外在開始之前,請先確保你有以申請好以下三個帳戶哦:

  1. Google 帳戶:這樣才能用 Google Calendar
  2. Notion 帳戶:尚未申請的話,可以先看這篇 Notion 基礎教學文章
  3. Zapier 帳戶:Zapier 是一個自動化平台,接下來會用來設定來串接上述兩者的資料自動同步,可以先使用免費版,需要再升級方案。

建立與設定你的 Notion 資料庫 ft. 欄位設計小技巧

首先我們要先到你自己的 Notion 中,建立一個新的「任務資料庫」,並且設定一些欄位以便於我們可以日常管理待辦、查看待辦日程使用。

*如果你已經有你自己的任務資料庫,你可以跟著步驟先看完我的設定方式,邊看邊 Check 你自己的資料庫是否符合這邊同步的需求,做一些優化調整。

step 1

在你的 Notion 工作區建立一個新頁面,可以取名叫「行動任務庫」。

(或直接選擇你想要同步資料的資料庫也可以!)

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step 2

選擇 Table 來開始建立一個 Table View 型態的資料庫。

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step 3

選擇要新增一個全新的資料庫。

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step 4

建立基本的任務庫欄位:狀態、日曆連結(未來會放入 Google Calendar 的行程連結)、日期與時間

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step 5

任務狀態欄位是 Select 單選欄位,可以新增三個任務的狀態,或依照你自己的狀況作新增。

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step 6

建立連結型態的欄位,取名叫做「日曆連結」

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step 7

建立日期型態的欄位,取名叫做「日期與時間」

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step 8

你可以是先調整日期欄位的「Date format」改為「Year/Month/Day」,會是中文使用者比較習慣的日期呈現方式。

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確認你的 Google Calendar 帳戶以及要同步的對應日曆

接下來我們要打開 Google 日曆,來確定我們這次要與 Notion 同步資料的日曆帳戶&日曆是哪個。

step 1

點此連結開啟 Google 日曆,確定右上角登入的 Google 帳戶是否正確

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step 2

每個 Google 日曆預設會有一個跟自己 Google 帳戶使用者名稱相同的日曆,待會我就會以畫面上的日曆來測試同步。

你也可以先確定等等你要同步的日曆是哪一個,記得「新增日程」的時候,就要選擇對應的日曆,才會觸發同步。

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從 Google Calendar 日曆同步資料到 Notion

從 Google Calendar 同步資料到 Notion 是比較完美的作法,因為在 Google Calendar 日曆上其實已經有很多的自動化作法了,比如「同事邀約吃飯,直接發送一個 Google Calendar 邀約連結給你」,或是「有新的團隊會議邀約,透過 Email 中直接加入行程到 Google Calendar」

因此這邊我們會先著重解析「在 Google Calendar 日曆上操作」,並且「將資料同步更新到 Notion」上的核心作法。

當然,後續也會跟大家解析反過來做該如何從 Notion 上同步資料到 Google Calendar,不過這在工作流與同步的自動化過程會遇到一些問題,後續也會跟大家分享!

*以下會將每個部分,分成不同的 Zap (自動化的設定)來進行,這樣的設定方式會讓使用免費版本 Zapier 的使用者也可以設定。

新增 Google Calendar 行程時,同步新增待辦到 Notion

首先我們要做的是在 Google 日曆新增行程時,就會將行程資料同步新增一個待辦事項到 Notion 的行動任務庫中。

以下會一步一步很仔細的帶著你設定,你可以先開啟你的 Zapier、Google Calendar 以及 Notion ,並跟著操作。

step 1

點此連結進入到 Zapier 首頁,如果你還沒註冊,可以先註冊一個會員,註冊後就先登入。

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step 2

首頁上其實可以搜尋相對應的軟體&動作,也會跑出一些現成的自動化流程可以選用。

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step 3

點擊這個連結的頁面,也有許多 Google Calendar & Notion 的整合自動化流程示範,若需要就提供給大家參考。

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step 4

這邊我們點擊左上角的「Create Zap」,來試著手動建立我們想要的自動化流程。

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step 5

首先每個自動化流程都會先有一個「觸發自動化開始跑」的「Trigger(觸發條件)」,這邊我們先選擇「Google Calendar」做為我們觸發條件所觸發的來源 App。

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step 6

接下來我們可以選擇哪一個「事件(Event)」會觸發這套自動化流程,這邊就選擇「新增日程(New Event)」。代表當 Google Calendar 有新增的日程時,就會觸發以下一整套的自動化流程。

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step 7

選擇完成後點擊 Continue 繼續下一個設定步驟

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step 8

選擇你要綁定的 Google Calendar 帳號。這邊我們點擊「Connect a new account」,示範一下如果你沒有綁定過的話步驟是什麼。

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step 9

選擇你要綁定的對應 Google 帳號進行登入。

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step 10

同意相關的存取權限

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step 11

新增完成後,就可以選擇你剛剛綁定的 Google 帳戶,點擊 Continue 繼續下一步。

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step 12

選擇你要同步的日曆(一個 Google 帳戶可能有多個不同日曆),這邊若選擇「Google 帳號日曆」,就是等同於選擇我們前置作業步驟中新增的那個「Google 帳戶同名的日曆」唷!

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step 13

每個 Zapier 設定步驟完成後,都可以點擊「Test trigger 」來測試觸發條件。這邊點擊後會抓一個現有的 Google 日曆行程,來假設觸發後會取得什麼樣的資料。

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step 14

在點擊之前,我們得先到我們日曆中,至少新增一個行程事件,這樣 Test trigger 才能找到資料。

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step 15

新增完成後, Google 日曆目前就有一個新的行程可以當作測試資料了

*在建立自動化流程的過程中,測試資料都要盡可能完整,才會更準確測試出正確流程設定。

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step 16

再次點擊 Test Trigger 之後,就會成功找到一個現有的行程 event,畫面上也會顯示 Zapier 這流程讀取到的資料明細。

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step 17

接下來要新增一個 Action,也就是接續上面的 Trigger 會執行的動作。

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step 18

這邊請搜尋並選擇 Notion 當作要進行 Action 的 App。

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step 19

選擇綁定到 Zapier 的 Notion 帳號。

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step 20

並確認你選擇的帳號所授權的存取頁面,是否有你等一下想要進行同步資料的資料庫權限。(如畫面上的「行動任務庫」,就是等等要同步資料的資料庫)

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step 21

如果過往你曾經綁定過 Notion,那你再次授權可能會有兩個以上的 Notion 帳號,其實就有一個是多的。下方來教你怎麼進行整合

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step 22

回到 Zapier 首頁,點擊左邊的「My Apps」來查看已經整合的軟體,這邊可以看到「Notion」的部分顯示了 2 個「Connections」,也就是有連接過兩個 Notion 帳戶。

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step 23

如果你過往已經有綁定過,其實未來你都可以直接點擊下方畫面上的選單 > Reconnect,來進行新建立的頁面授權。

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step 24

像是在底下畫面上,就一樣可以重新授權「行動任務庫」資料庫,讓 Zapier 可以對他進行瀏覽與變更資料。

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step 25

剛剛建立多餘的這個 Connection,也可以點擊選單 > Delete 刪除。

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step 26

再次確定你要連接到的 Notion 帳號後,就可以點擊 Continue。

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step 27

選擇你想要同步資料的資料庫,這邊我選擇「行動任務庫」。

*如果這一步驟你找不到你的資料庫或頁面,可能代表你上面的授權頁面沒有勾選成功,可以回頭再檢查一下帳號的授權設定。

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step 28

接下來要選擇要同步哪些 Google Calendar 的資料,將資料新增到 Notion 資料庫上。

這邊在「名稱」欄位選擇 Google Calendar 上方資料的「Summary」行程標題欄位

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step 29

在「任務狀態」欄位,選擇「todo」作為新增資料預設的任務狀態。

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step 30

在日曆連結欄位,選擇「html link」,把 Google Calendar 建立行程後的行程連結直接放入 Notion 欄位中。

*這一步驟一定要有,後面會以這個欄位來辨別 Google Calendar 行程對應的 Notion 任務是哪一個。

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step 31

這邊選擇的是在新增日期欄位的日期時,是否要包括時間。因為我們有時候 Google Calendar 的行程是會有開始結束時間的,因此這邊選擇「True」。

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step 32

在 「日期與時間」欄位,選擇「Event Begins」作為開始時間,選擇「Event Ends」作為結束時間。

*這邊記得不要選擇成「Event Begins(Prettier)」,因為那是後製過的時間欄位,容易會有時區時差問題導致時間錯誤。

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step 33

在 Notion 資料的 Content(頁面內容)部分,選擇 Google Calendar 的「Description 」資料,可以把 Google 日曆行程中的備註同步到 Notion 任務頁面中。

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step 34

以上都設定完成確認無誤後,就可以點擊 Continue 繼續下一步。

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step 35

透過點擊「Test action」來測試把上方 Test Trigger 時取得到的「Google Calendar 資料」,按照 Action 設定的步驟新增到 Notion 資料庫中變成一筆任務資料。

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step 36

等待 Test action 跑完後,就可以到 Notion 看看是否如下圖,有成功同步了測試資料了!

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step 37

比對一下,確實跟 Google Calendar 的行程資料一樣。

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step 38

測試成功後,就可以回到 Zapier 點擊「Publish Zap」,將這個 Zapier 的自動化流程發布並開啟。

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實際測試新增日程看是否同步新增到 Notion(免費版可能需等待 15 分鐘)

接下來我們來實際到 Google Calendar 測試一下,當我新增一個行程,是否有成功把所有資訊同步到 Notion 行動任務資料庫中吧!

step 1

到 Google Calendar 新增一個日程,打上標題、設定開始結束時間、也新增一些備註內容。

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step 2

免費版本最多需等待 15 分鐘會進行同步, Professional 以上版本則是 1~2 分鐘。(方案的更新頻率差異如下圖)

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step 3

接下來除了原本的測試資料,第二筆的測試行程也成功有同步了。

可以看到畫面上包括行程標題、 Google 日曆的連結、日期與時間還有內頁中的行程備註都有準確的新增過來 Notion 中。

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step 4

未來你也可以把你的行動任務庫新增一個 Calendar View,用於查看行程。

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step 5

新增完成後,就可以像下圖一樣,看到完整的行程時間,也可以快速點選連結跳轉到 Google Calendar 的對應行程中了。

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step 6

最後你可以回到剛剛設定的 Zap 自動化流程裡面,點擊左上角修改一下這個流程的名稱,以後更好辨識。

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step 8

平時你可以到首頁左邊點擊「Zap history」,就可以查看過往觸發過的自動化流程的時間點與詳細紀錄了!

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更新 Google Calendar 行程時,同步更新待辦到 Notion

在我們使用 Google 日曆過程中,也很常會有修改行程的狀況。那這時候也要同步把資料更新到 Notion 的任務上,才不會兩邊的資料沒有對上。

因此接下來我們就比照上方的步驟,再次設定第二個 Zap 自動化流程,來滿足這個更新的需求吧!

step 1

一樣點擊左上角的 Create Zap

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step 2

這次先把這個 Zap 的名稱命名好,以利於辨識

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step 3

一樣新增 Google Calendar 為觸發的條件 App,並且設定「New or Updated Event」作為觸發條件,代表新增或更新資料都會觸發這套流程。

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step 4

選擇剛剛綁定的 Google 帳戶

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step 5

選擇要綁定到的日曆,也跟前一個 Zap 的設定是相同的。

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step 6

點擊 Test trigger 之後,就會顯示其中一筆真實資料,作為下方測試步驟的範本資料。

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step 7

選擇要建立 Action 的 App 是 Notion。

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step 8

首先先選擇「Find Database Item」作為 Event,這邊代表的是我們要拿上方的 Google 日曆中更新的行程資料,來先到 Notion 中搜尋對應的任務資料,才能進行更新。

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step 9

選擇前面設定好的 Notion 帳戶。

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step 10

選擇你的資料庫是跟前面一樣的「行動任務庫」,並且設定「日曆連結」欄位一樣是 Html Link。等同於我們這邊是透過具有唯一性的「Google 日曆連結」,來做為我們比對 Google Calendar 日程與 Notion 待辦事項之間的搜尋條件。

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step 11

點擊 Test Action,就可以透過上方的測試日程資料,到 Notion 中去真實搜尋看看找不找的到對應的任務。

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step 12

接下來點擊下方 + 號,在新增一個 Action 並且選擇「Notion」以及「Update Database Item」的動作。

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step 13

選擇對應的 Notion 帳戶。

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step 14

選擇「行動任務庫」,並且在「Item(要更新的資料)」欄位中,選擇透過「Custom > Find Databse item in Notion > ID」,來作為更新資料的依據(意思就是剛剛上方搜尋 Notion 的結果會取得到 Notion 頁面的 ID,這邊就指定這個 ID 的頁面,進行資料更新)。

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step 15

選擇要更新的欄位有哪些,這邊先選擇:名稱、日期與時間 這兩個容易被更新的欄位。

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step 16

下方的 Notion 頁面 Content 也可以設定更新,讓 Google 日曆中的行程備註若有更新,也可以同步更新到 Notion 中。

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step 17

點擊 Test Action 之後,就會確實去更新這筆測試資料了(這時你也可以去看一下是否有真的更新成功)。

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step 18

接下來就點擊 Publish & Turn On,把這個 Zap 發布並開啟。

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實際測試更新 Google Calendar 行程資料,看是否會同步更新 Notion 資料

step 1

到 Google Calendar 並更新其中一個活動行程。

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step 2

我在標題、時間及下方備註欄位,都做了文字更新。

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step 3

等待 1~2 分鐘(免費版 Zapier 需等待至多 15 分鐘),就確實有看到內容更新了!

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step 4

但在備註欄位更新時,因為 Zapier 並不是採用完整覆蓋的方式取代原有的備註,因此可能會有一些更新比對上的漏洞,造成資料會有多出來的資料。(但其實不影響理解,還可以接受)

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以上就完成了新增&更新 Google 行程時,會同步更新到 Notion 待辦任務的自動化流程囉!

刪除或取消 Google Calendar 行程時,同步更新 Notion 待辦狀態

最後我們要新增的自動化流程,則是「當 Google 日曆有行程被取消/刪除時,要同步更新 Notion 的待辦狀態」。

這邊要先跟大家說明,目前 Zapier 是無法做到「Google 行程刪除時,同步也刪除 Notion 任務的」(因為 Zapier 沒有提供刪除 Notion 項目的 Action 可以選用)。

而以下也有一個變化式的解決方案,你可以繼續看下去!

step 1

一樣新增一個 Zap,先取好名稱。

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step 2

選擇 Google Calendar 的 Event Cancelled,代表當行程取消或刪除時,會觸發這個自動化流程。

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step 3

選擇你的 Google 帳戶

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step 4

選擇要同步的日曆

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step 5

測試一下,在測試前你會需要先到 Google Calendar 去確實刪除一筆行程,不然這邊是偵測不到的哦!

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step 6

到 Google Calendar 去刪除剛剛的測試行程

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step 7

再次點擊 Test Trigger 之後,就會抓到測試資料了

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step 8

第二個 Action 一樣選擇 Find Database item,我們一樣要先找到剛剛刪除的行程對應的「Notion 任務」,才能進行狀態上的變更

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step 9

選擇 Notion 帳戶

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step 10

選擇行動任務庫,並且跟前面一樣,用「Html Link 日曆連結」,來搜尋到與 Google 日曆行程對應的 Notion 任務。

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step 11

設定好就點擊 Continue

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step 12

測試一下搜尋的設定,就可以確實找到前面同步過的那比任務資料

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step 13

新增一個 Action,並一樣選擇「Update Database Item」的動作(這邊也可以看到沒有 Delete Database Item 可以選)

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step 14

選擇 Notion 帳戶

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step 15

選擇行動任務庫,並且一樣以剛剛搜尋到的 item ID 作為指定「哪一筆資料要更新」的來源。

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step 16

下方則是要選擇要更新哪一些欄位,這邊僅把「任務狀態」修改為 Done。

*這邊若是你想要到 Notion 中新增一個任務狀態是「Delete」也可以哦!我自己的作法是都使用 Done,這樣才不需要每次套用 Notion Database Filter 都需要多篩選一個 Delete

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step 17

點擊 Test Action,若成功就會真的到 Notion 資料庫中更新任務的狀態了。(這邊你可以到 Notion 去確認一下資料是否確實更新)

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step 18

將 Zap 發布並開啟

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實際測試刪除 Google 行程,是否會自動變更 Notion 任務狀態

step 1

確認剛剛上方建立流程時刪除的行程,確實有變成 Done 狀態。

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step 2

在 Notion 中同一個資料庫可以建立不同的 View,你可以在你的 View 中新增 Filter,篩選掉狀態是「Done」或者「Delete(若有額外新增)」的狀態。

同步 Notion 與 Google Calendar 日曆完整解析:透過 Zapier 完整新增/更新/刪除行程與待辦任務 99

step 3

甚至可以把資料庫區分成「未完成待辦」與「已完成/已刪除待辦」,就可以在自動化流程自動修改狀態後,影響對應的資料呈現。

同步 Notion 與 Google Calendar 日曆完整解析:透過 Zapier 完整新增/更新/刪除行程與待辦任務 100

step 4

為了確保流程,再次去實際刪除一個行程。

同步 Notion 與 Google Calendar 日曆完整解析:透過 Zapier 完整新增/更新/刪除行程與待辦任務 101

step 5

等待約 1-2 分鐘(免費版 Zapier 需等待至多 15 分鐘),就可以看到 Notion 中兩筆任務資料,都自動變更成「done」狀態了。

同步 Notion 與 Google Calendar 日曆完整解析:透過 Zapier 完整新增/更新/刪除行程與待辦任務 102

當 Google Calendar 行程完成,該如何變更狀態?

除了刪除 Google 日曆的行程之外,在行程的日期/時間過去後,其實行程就算完成了,這時候可能有些人會想要也自動更新 Notion 上的待辦事項狀態。

以我自己的工作流來說,我比較不傾向「在行程完成後,自動更新 Notion 任務狀態」,而是會在「每日/每週回顧時,手動調整這些完成項目的狀態,或進行一些總結。

因此我自己是沒有額外設定新的自動化流程。

但如果你需要,可以按照上面的方式也建立一個「Google Calendar 日程結束後,自動更新 Notion 任務狀態」的流程。

相信你看完上方三個超級詳細的示範步驟,你應該也學會舉一反三了吧?自己動手試試看吧!

*小提示:整體流程跟刪除任務的流程幾乎相同,將觸發條件(Trigger)改為「Event Ended(日程結束)」即可!

同步 Notion 與 Google Calendar 日曆完整解析:透過 Zapier 完整新增/更新/刪除行程與待辦任務 103

(無法達成)從 Notion 同步資料到 Google Calendar & Notion 與 Google Calendar 雙向同步

另外兩個需求面來說,目前基本上一樣可以把 Notion 新增的任務資料,新增到 Google Calendar 上(使用下方的 New Database Item 當作觸發條件)。

同步 Notion 與 Google Calendar 日曆完整解析:透過 Zapier 完整新增/更新/刪除行程與待辦任務 104

但從這張圖上也可以看出來,目前沒有提供偵測「Notion item 變更」或是「Notion item 刪除」的 Trigger 觸發事件。

因此如果以「Notion -> Google Calendar」流程來做同步的話,後續「更新了 Notion 任務」「刪除了 Notion 任務」,就都沒辦法同步資料,會造成資料上的錯亂。

因此以目前的功能來說,是不建議這樣同步資料的。

以我自己的工作流來說,目前會分成兩個使用型態:

  1. 行程方面,已更新「Google Calendar」為主,讓行程自動同步到 Notion,Notion 只會在回顧時去變更行程狀態。
  2. 沒有特定時間排程的任務方面,則直接以「Notion」做任務管理,免去同步的麻煩。

而這篇文章之後也會繼續持續保持關注、持續測試看看是否有辦法破解現在的限制,讓 Notion 與 Google Calendar 資料可以達到雙向同步。

若有更新,也會直接寫在這篇文的後續內容中,並分享到我們的 Notion 主題電子報,與大家同步更新的(歡迎訂閱,隨時關注最新的 Notion 消息)


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