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【Notion 常見問答】Notion 如何與他人共同編輯?團隊協作如何選擇 Notion 方案?詳細方案分析&步驟教學一次看!

Notion 共同編輯

最後更新時間: 2023 年 11 月 03 日

嗨~我是蘿卡!

最近我在教我媽媽使用 Notion ,像媽媽這樣年紀大的長輩,經常無法很快理解 Notion 的進階功能,因此我就簡單教媽媽學幾個基礎功能,像是用 Notion 記錄資訊、手機電腦同步觀看,以及分享給朋友、同事共同編輯資料等等,媽媽就已經覺得非常好用了!(笑)

還不知道該怎麼用 Notion 跟他人共同編輯或協作嗎?這次的文章就要來跟大家分享,Notion 共同編輯的方法,以及該如何設定團隊多人協作的功能,最後還會跟大家分享領先時代團隊的 Notion 的協作案例喔!

【Notion 常見問答】Notion 如何與他人共同編輯?團隊協作如何選擇 Notion 方案?詳細方案分析&步驟教學一次看! 1

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Notion 共同編輯怎麼設定?

要使用 Notion 與他人共同編輯頁面,總共有以下三種方法,分別適合不同的協作情境:

  • 公開在網路上 :適合用來分享給沒有 Notion 帳號的人,但安全性較低
  • 邀請指定的人編輯頁面 :適合用來分享個別頁面給有 Notion 帳號的人,例如:外包合作、廠商接洽等等
  • 邀請工作夥伴加入整個工作區(Workspace):適合用來與固定工作夥伴共同協作

你可以依照自己的協作需求選擇適合的共同編輯方法,接下來就立刻跟大家分享這三種方法的詳細設定步驟~

Share to web:公開在網路上

Notion 上的任何一個頁面,都可以透過 Share to web 的方式公開在網路上,只要打開 Share to web 功能後,就會產生一個公開連結,任何有這個連結的人,都可以檢視或編輯這個頁面。

Notion 上的任何一個頁面,都可以透過 Share to web 的方式公開在網路上

Share to web 的四種權限設定

  • Link Expires:設定連結公開的截止日期(僅支援 Plus 方案以上的用戶)
  • Allow editing: 允許知道連結的人皆可編輯
  • Allow comments: 允許知道連結的人可留言備註 (無法編輯)
  • Allow duplicate as template: 知道連結的人可複製此頁
  • Search engine indexing: 在瀏覽器搜尋時,可搜尋到此頁

其中,要比較小心的是 Allow editing 這個設定,因為開啟這個權限後,只要知道這個連結的人,都可以瀏覽並編輯頁面內容,如果不希望他人動用到你的頁面內容,建議不要開啟,且通常我們都不會同時開啟 Search engine indexing,避免連結不小心外流而讓陌生人編輯到你的頁面。

而我自己本身非常喜歡 Link Expires 的功能,這個功能可以設定公開頁面的「截止日期」。當我們只是需要在「特定時間」內分享頁面給別人時,設定好截止期限,時間到 Notion 就會自動關閉分享,省去再次回到頁面手動關閉分享的流程,非常方便且節省時間!不過這個功能目前只有支援 Plus 方案以上的用戶,Free 方案是沒有的。

Link Expires:公開連結截止日期設定
打開 Share to Web 功能後,可以在 Link Expires 設定連結的截止日期
可以選擇公開多長的時間,或是在特定日期後關閉連結
可以選擇公開多長的時間,或是在特定日期後關閉連結

如何開啟 Share to web 功能?

step 1

點擊 Notion 頁面右上角的 Share,打開 Share to web

點擊 Notion 頁面右上角的 Share,打開 Share to web

step 2

設定要分享的權限,另外也可以使用 Link expires 來設定分享連結的有效期限

設定要分享的權限,另外也可以使用 Link expires 來設定分享連結的有效期限

step 3

點選 Copy web link ,複製網址連結分享給別人,這樣就完成共同編輯設定了

點選 Copy web link ,複製網址連結分享給別人,這樣就完成共同編輯設定了

Invite:邀請指定的人編輯頁面

如果你只想要分享 Notion 頁面給指定的人,不想讓頁面連結有被任意分享的風險,那就可以使用 Invite 功能來與指定的人共同編輯。

Invite 的好處是可以明確限制這個頁面只有特定帳號的人可以使用,而不是像 Share to web 公開分享,不過,新版 Notion 收費方案有限制頁面可以 Invite 的人數,在文章第三段會詳細列出 Notion 各個方案的邀請人數上限給大家參考。

Invite 的四種權限設定

  • Full access: 最高權限,指定的人可以編輯此頁,並且分享或邀請其他人
  • Can edit: 指定的人可以編輯此頁面,但不能分享
  • Can comment: 指定的人可以在頁面上留下留言,不能編輯內容
  • Can view: 指定的人只能觀看瀏覽頁面

如何用 Invite 邀請指定的人來編輯頁面?

step 1

點擊 Notion 頁面右上角的 Share

點擊 Notion 頁面右上角的 Share

step 2

輸入想要邀請的人的 Notion 帳號後,點擊右邊選擇權限,再點選最下方的 Invite 即可分享

輸入想要邀請的人的 Notion 帳號後,點擊右邊選擇權限,再點選最下方的 Invite 即可分享

Members:邀請工作夥伴加入整個工作區(Workspace)

最後一種與他人共同編輯 Notion 的方式,就是一次性把對方直接加入整個工作區( Workspace ),成為整個工作區的成員( Members )。

這個方式適用於固定使用 Notion 工作區來管理團隊工作專案的多人協作團隊,可以省去用上述用 Invite 一頁一頁邀請夥伴的麻煩,也可以針對各個團隊夥伴設定各種不同的權限。

另外,Notion 也開放了將人員分組的 Group 功能(全方案皆可用),很適用於有分部門、分職位的團隊中使用,將需要一樣的資料或權限的人分到同一組,再一次幫整個分組的人開啟權限,不僅管理起來更方便,還能省下很多開關權限的時間。

特別提醒,不同 Notion 方案可以邀請的成員( Members )人數限制不同,文章第三段會整理各方案的差異給大家做參考~

如何用 Members 邀請夥伴加入整個工作區(Workspace)?

step 1

在右邊欄帳號下方,點擊「Settings & Members」

在右邊欄帳號下方,點擊「Settings & Members」

step 2

點選左邊的「Members」,選擇「Add members」將夥伴邀請至 Workspace

點選左邊的「Members」,選擇「Add members」將夥伴邀請至 Workspace

step 3

輸入想要邀請的夥伴 Notion 帳號,將夥伴邀請至 Workspace

輸入想要邀請的夥伴 Notion 帳號,將夥伴邀請至 Workspace

step 4

選擇上方「Group」,點擊「Create a group」

選擇上方「Group」,點擊「Create a group」

step 5

選擇要加入的成員,就可以加入分組了!

開啟共編後,如何避免他人改動資料庫設計?

當分享一個內有資料庫的頁面給別人時,如果開啟 Can edit 權限,其他人就有權利「改動」或是「不小心變動」到我們預先設定好的「篩選、檢視、排序、欄位」等設計,造成使用資料庫共同協作的麻煩&困擾。

Notion 官方為了減輕團隊協作的困擾,特別更新了資料庫「 Can edit content 」的設定,指定的人可以編輯&新增 Database(資料庫)中的內容,但不能改動「篩選、檢視、排序、欄位」等設計。

資料庫 Can edit content 設定教學

下面以領先時代團隊共同協作頁面中的行事曆資料庫為範例。

領先時代團隊共同協作頁面中的行事曆資料庫

step 1

點擊資料庫右上方的「打開全頁面 Open as full page」

點擊資料庫右上方的「打開全頁面 Open as full page」

step 2

進入資料庫頁面,點擊右上方「 Share 」,輸入對方的 E-mail 或 Notion 帳號,並選擇「Can edit content」

進入資料庫頁面,點擊右上方「 Share 」,輸入對方的 E-mail 或 Notion 帳號,並選擇「Can edit content」

設定好「Can edit content」權限後,對方可以自由更新資料庫中的內容,但不能變更設計好的屬性欄位( Property )、篩選、排序、檢視,與他人協作時,更能保持結構的安全性,在權限設定上也更彈性哦!

以上就是 Notion 的三種分享方式與設定步驟的分享啦!最後再次幫大家統整一下不同分享方式的使用情境:

  • 公開在網路上 :適合用來一次分享給多人觀看、編輯時使用,比如說想要公開自己的作品集、個人頁面等等。
  • 邀請指定的人編輯頁面 :適合用來分享個別頁面給有 Notion 帳號的人,例如:外包合作、廠商接洽等等。
  • 邀請工作夥伴加入整個工作區(Workspace):適合用來與固定工作夥伴共同協作。

Notion 收費方案介紹

Notion 目前有四種不同的方案:免費、Plus、商業(Business)、企業(Enterprise)

Notion 在 2022 年 12 月更新方案後,目前有四種不同的方案:免費Plus商業(Business)企業(Enterprise)

這四種 Notion 方案都可以將協作夥伴以 Member 的身份加入並共同管理工作區,也有提供 Group 的群組權限管理,不過,免費版方案在加入一位 Member 後,區塊(Blocks)的數量限制會從無限變為有限制數量,以下就用表格幫大家整理各方案功能差異。

免費(Free)Plus 方案商業(Business)企業(Enterprise)
檔案大小限制單個檔案最大 5 MB無限制無限制無限制
備份還原期限7 天內可備份&還原30 天內可備份&還原90 天內可備份&還原無備份&還原期限
搜尋引擎收錄⭕️⭕️⭕️
分享給指定的人數量(Invite)10100250客製化
邀請 Members 到工作區協作可以
但有區塊數量限制
可以可以可以

團隊協作該怎麼選擇 Notion 方案?

20 人以下小型團隊:適用 Plus 方案

一人公司+多位外包夥伴

  • 推薦方案:Notion Plus 方案
  • 設計方式:建立一個工作的主系統頁面,並將外包案件的頁面建立在這個主頁面之下,用 Invite 的方式將外包夥伴加入至案件頁面。
將外包案件的頁面建立在這個主頁面之下,用 Invite 的方式將外包夥伴加入至案件頁面。

五人以下新創團隊:以領先時代為例

  • 推薦方案:Notion Plus 方案
  • 設計方式:區分「管理區」與「團隊區」,所有頁面其實都是基於「管理區」,而「團隊區」則是其中一個頁面,裡面又有完整的協作系統。用 Invite 的方式將夥伴加入至「團隊工作區」並建置團隊夥伴個人工作台。

領先時代團隊目前就是以 Plus Plan +Invite 的方式來協作的,分成以下兩個工作區,

  1. 領先時代|管理區:只有老 K 與執行長兩個人加入,主要存放一些公司比較機密的策略或資料。
  2. 領先時代|團隊工作區:加入另外兩位夥伴,一起協作。

*等同於用使用 Plus 方案並用 Invite 成員的方式,一樣是可以基於頁面做到權限區隔的!

區分「管理區」與「團隊區」,所有頁面其實都是基於「管理區」,而「團隊區」則是其中一個頁面,裡面又有完整的協作系統

二十人以下小公司

  • 推薦方案:Plus 方案
  • 設定方式:現在 Plus Plan 也有可以直接指派群組權限的功能,將部門主管與夥伴都加入 Worksapce 成為 Members ,可以設定主管為 Admin,而夥伴為 Members,並將部門團隊分組設定為 Groups,如果公司有好幾個部門、每個部門都有不少員工的話,這樣指派權限就不用一個一個操作了。
現在 Plus Plan 也有可以直接指派群組權限的功能

100 人以上大型團隊:適用 Business 方案

線上訓練營隊:Notion 線上訓練營

  • 推薦方案:Business 商業方案, Guest 人數上限 250 人。
  • 設定方式:

跟大家分享我們測試過破百人線上營隊的設計架構,可以透過 Invite 學員的方式,讓上百位學員在同一個工作區共編。

不過這個方式的小小壞處是,蠻常發生他們不小心刪除頁面,我們就得請雷蒙(只有他一人可以翻找垃圾桶)統一幫他們去垃圾桶找、去還原。但畢竟我們就是在教學 Notion ,學員們大多也不知道正確還原頁面的方式,所以我個人覺得還可以接受的!

主要的階層配置我放在圖上了,以下也一個一個說明

  1. 工作區本身:是雷蒙建立的 Personal Pro Plan 工作區
  2. 生活黑客群島 頁面:是雷蒙邀請所有教學團隊成員到的總頁面
  3. 前台/後台:是兩個資料庫,裡面用頁面模版做了一整屆的學員冒險大廳,每新辦一屆營隊就可以按一下產生模版就自動產生出整個學員冒險大廳。
  4. 冒險大廳:裡面包括文件、學員中心、作業中心、商店街中心、作業交流區等,每位學員的學員中心都有自己的頁面還有七次的作業頁面,基本上底下就是上千個頁面、幾百種不同的權限在設定~
破百人線上營隊的設計架構,可以透過 Invite 學員的方式,讓上百位學員在同一個工作區共編。

線上共學社群:以 CWO 為例

今年老 K 加入了一個自由工作者組成的 Co-Working 線上共學社群。這個社群的工作人員主要是由主辦人&10 位主持人組成,有超過百位的參與者可以報名參加線上 Co-working 活動。除了 Co-Woking 以外,這個社群也會經常舉辦一些線上交流分享,或是用 Notion 來管理人員&協作。

  • 推薦方案:Business 商業方案, Guest 人數上限 250 人。
  • 設定方式:主辦人創立 Notion 協作系統頁面,將 10 位主持人加入為 Members,其他成員可以用 Invite 的方式加入至頁面。

結語

以上就是如何使用 Notion 來與他人共同編輯的步驟教學,以及團隊多人協作的 Notion 案例分享,提供給大家參考!如果在使用上有任何問題,都歡迎隨時留言跟我說喔!

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“【Notion 常見問答】Notion 如何與他人共同編輯?團隊協作如何選擇 Notion 方案?詳細方案分析&步驟教學一次看!” 有 3 則留言

  1. 要注意,邀請Guest的時候,按下第一個 invite 後
    下一個按鈕就是問你「要不要把他加入 member 」
    按下去就會被收費了

    這個時候記得要按「skip for now」
    這樣這個邀請成員就會是 Geust,而不是會被收費的 Member 了

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