【Google表單記帳術】史上最完整雲端記帳本打造教學!1小時內開始用表單記帳,免費又方便!

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Google表單記帳術

在這個資訊爆炸的時代,很多人都會利用雲端、利用一些APP軟體來記錄自己每天的消費,但有時會找不到適合自己的記帳軟體,有些介面太複雜、有些又沒辦法支援多帳戶及信用卡,可能就導致你沒辦法持之以恆的記帳。

今天這篇文我就要教大家如何用免費的Google表單+試算表,來打造出自己的雲端記帳本(支援網頁記帳以及手機記帳)。我自己使用的方式可以記錄消費記錄帳戶轉帳或繳費、甚至還有對帳功能哦!

詳細的記帳方式你可以先照著本文教學做出一樣的記帳本,再隨著你的需求自己做客製化,只要用簡單的加總公式,就能打造一個最適合自己的雲端記帳方法!

(雖然公式簡單,但是步驟還是蠻多的,大家要找一段空閒的時間,一次跟著做完會比較好哦!)



可以先參照下方目錄了解流程,在閱讀文章過程中,右側也有目錄輔助你跳轉到特定段落唷!

Google表單記帳術與其他記帳軟體的差別

其實我在開始想要養成記帳習慣後,嘗試過了好多好多的記帳軟體,有多帳戶功能的、有富含娛樂性質的、甚至還可以蓋房子的!但是一直都覺得這些記帳軟體對我來說功能太多、太複雜,並且大多都比較偏向手機記帳。

因為我是一名工程師,每天基本上都是與我的電腦為伍。因此如果有一款記帳軟體是支援手機App以及電腦網頁都可以記帳,並且可以滿足我記帳、轉帳、對帳的需求,那就更方便不過了。

因此我簡單列出了使用Google表單記帳的優點

  • 完全不需要費用:這應該是最值得推薦的一點,只要透過一些公式,就能將Google表單結合Google試算表,創作出自己的一套免費雲端記帳方式!
  • 手機、電腦都可用:不管是網頁直接打開表單記帳,或是使用手機將網頁做成桌面捷徑記帳,都十分方便。
  • 按照需求客製化:每個人的需求都不相同,有人只有一個存款帳戶,有人可能跟我一樣有五個帳戶、多張信用卡,而記帳軟體只能把功能開發的非常複雜,才能符合每個人需求。而Google雲端記帳術就是專屬於你,你可以按照自己的情況去設計表單、設計表格、達到高度的客製化
  • 清楚看到餘額與明細:用Google試算表的表格,可以更方便看到所有的帳戶餘額及明細,表格本身就是用來整理資料,而用來整理記帳資料就更方便了!

看完了使用Google表單記帳的優點,我們就來看看實際跟著本篇教學做下去,這個記帳方式會有什麼功能吧!

Google表單記帳術 – 功能展示

在開始建立我們的Google雲端記帳本之前,我們先來看看這個記帳本會有哪些功能吧!

想要看看雲端記帳本的範例的人,也可以點底下連結過去直接玩玩看哦!(我會盡量定期去清掉大家測試所新增的紀錄的)

雲端記帳表格:點此
消費記錄填寫表單:點此
轉帳記錄填寫表單:點此

那我們底下還是稍微說明一下,這個Google表單記帳本,有什麼功能吧!

消費記錄功能

電腦

電腦表單記錄消費畫面

在此表單中填入消費的資料,就會直接存入雲端記帳本中。

Google表單記帳術-電腦表單記錄消費畫面

電腦查看帳戶餘額及消費明細

在這邊可以查看消費明細,上方餘額區塊的餘額,會隨著消費更新各個帳戶的餘額唷!

Google表單記帳術-電腦查看餘額及消費明細

手機

手機表單記錄消費畫面

若外出在外,可以將網頁做成桌面捷徑,點開直接透過手機記錄消費,也是非常方便!

Google表單記帳術-手機表單記錄消費畫面

手機查看帳戶餘額及消費明細

手機上開啟雲端硬碟中的記帳本,也可以即時查看各個帳戶的餘額哦!

Google表單記帳術-手機查看帳戶餘額及消費明細

轉帳紀錄功能

電腦

電腦表單記錄轉帳畫面

在這個畫面中填寫轉帳資料,記錄就會跑到雲端記帳本的表格中。

Google表單記帳術-電腦表單記錄轉帳畫面

電腦查看帳戶餘額及轉帳明細

上方的餘額區塊,會隨著轉帳記錄的轉出轉入,而自動更新餘額哦!

Google表單記帳術-電腦查看帳戶餘額及轉帳明細

手機

手機表單記錄轉帳畫面

若在外面ATM剛轉帳完,也可以透過手機立即將轉帳記錄輸入,才不會忘記。

Google表單記帳術-手機表單記錄轉帳畫面

手機查看帳戶餘額及轉帳明細

手機一樣可以透過雲端硬碟,查看雲端記帳本內的轉帳記錄、各帳戶餘額。

Google表單記帳術-手機查看帳戶餘額及轉帳明細

定期對帳功能

電腦

記帳總會有漏記的時候,這個對帳功能就可以讓你填入「當前帳面餘額」「對帳真實金額」,並且會自動修正所有的帳戶餘額哦!

Google表單記帳術-電腦定期對帳功能

想要透過Google表單記帳,其實不難,只要跟著本篇文的步驟一步一步建立就行囉!那我們就開始吧!


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建立消費紀錄記帳本

建立記帳本

首先要先到自己的Google雲端硬碟,新增一個Google試算表,準備開始做出我們的記帳本。

step 1

新建Google試算表

到自己雲端硬碟要放記帳的位置,按「右鍵」新增一個Google記帳表

Google表單記帳術-建立記帳本-新建Google試算表

step 2

空白試算表畫面

Google表單記帳術-建立記帳本-空白試算表畫面

step 3

更改試算表標題

將左上角Google試算表的標題改成「記帳」,或是任何你想叫的名稱。

Google表單記帳術-建立記帳本-更改試算表標題

建立消費記錄表單

接下來我們要建立消費記錄的填寫表單,表單內需要有的欄位有「消費金額」、「消費項目」(早餐/午餐/晚餐/…)、「消費方式」(現金/信用卡/…)、「備註」這四個。

step 1

建立表單

請點上方「工具」>「建立表單」,建立一個Google表單。

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-建立表單

step 2

表單建立成功畫面

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-表單建立成功畫面

step 3

修改表單標題

將左上表單名稱及下方表單標題,改為「消費記錄」

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-修改表單標題

step 4

調整問題型態

將第一個問題調整成「簡答」型態。

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-調整問題型態

step 5

修改欄位名稱與型態

將第一個問題的名稱改為「消費金額」,並且Google應該會自動跑出回應驗證,要求輸入的是「數字」型態。

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-修改欄位名稱與型態

step 6

調整必填

將此問題調整成「必填」

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-調整必填

step 7

新增第二個問題

點右邊的「+」符號,新增第二個問題欄位。

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-新增第二個問題

step 8

設定第二個問題型態

設定第二個問題的型態是「下拉式選單」

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-設定第二個問題型態

step 9

新增「消費項目」選單

將第二個問題名稱取做「消費項目」,並且這邊輸入你會花費的分類,也可以先跟我圖片輸入一樣的分類就好,之後再改。

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-新增「消費項目」選單

step 10

新增第三個問題

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-新增第三個問題

step 11

新增「消費方式」選單

將問題調整為「下拉式選單」格式,並且名稱改為「消費方式」,並在選項中新增你常使用的消費方式,信用卡、銀行帳戶轉帳、數位支付都可以算。

*這邊輸入之後因為未來就會寫進公式中,因此最好按照大家自己會使用的的消費方式,去確實填寫哦!

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-新增「消費方式」選單

step 12

新增「備註」

新增最後一個問題「備註」,可以讓你寫該筆消費的說明,「必填」可以不用開啟

Google表單記帳術-建立消費記錄表單-新增「備註」

測試消費記錄表單

step 1

開啟表單預覽

點擊右上方「眼睛」符號,進行表單預覽。

Google表單記帳術-測試消費記錄表單-開啟表單預覽

step 2

表單的長相如下圖

Google表單記帳術-測試消費記錄表單-表單的長相如下圖

step 3

填寫測試資料表單

像平常一樣填寫消費進去表單,測試看看。

Google表單記帳術-測試消費記錄表單-填寫測試資料表單

step 4

回到表格,成功看到消費紀錄

可以在剛開始建立的Google試算表裡,看到自動建立了一個新的表單表格,並且裡面已經有第一筆消費資料了。

Google表單記帳術-測試消費記錄表單-成功看到消費紀錄

修改表格名稱

step 1

更改表格名稱

在下方分頁的名稱上點「右鍵」,選擇「重新命名」

Google表單記帳術-修改表格名稱

step 2

修改名稱為「消費記錄」

Google表單記帳術-修改表格名稱-修改名稱為「消費記錄」

以上就完成了我們的「消費記錄表單」以及「消費流水帳」囉!網路上很多的記帳教學就只教學到這一步,而我們才剛開始呢!

接下來就要教大家如何建立多個帳戶餘額,並且可以隨著你填寫表單,而自動增減餘額。(大家要保持著耐心,一步一步跟我做下去哦!)


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新增帳戶餘額功能

建立帳戶初始餘額

step 1

更改表格名稱

一開始建立此Google試算表,就有一個空表格了,我們將此表格名稱修改為「初始金額」

Google表單記帳術-建立帳戶初始餘額-更改表格名稱

step 2

打上你的帳戶名稱

依照剛剛消費記錄中的消費方式,你可以將那些消費方式所屬的銀行/郵局/第三方軟體的戶頭名稱寫上去。

(信用卡同一家的寫一個帳戶就好,比如我有兩張玉山卡,額度是算相同的,就寫一個玉山信用卡就好)

Google表單記帳術-建立帳戶初始餘額-打上你的帳戶名稱

step 3

調整標題字體大小

Google表單記帳術-建立帳戶初始餘額-調整標題字體大小

step 4

調整標題樣式-底色

可以按照個人喜好調整底色。

Google表單記帳術-建立帳戶初始餘額-調整標題樣式-底色

step 5

調整標題樣式-文字顏色

可以按照個人喜好調整文字顏色。

Google表單記帳術-建立帳戶初始餘額-調整標題樣式-文字顏色

step 6

填寫帳戶餘額(樣式也要調整)

將你列出的帳戶目前餘額填寫上去,要確實去對帳(建議申請網路銀行功能,以後都可以用App查帳)。

*信用卡請用負的表示你目前已消費金額,可以用總額度-可用額度,就可以算出帳面已消費金額囉!

Google表單記帳術-建立帳戶初始餘額-填寫帳戶餘額

step 7

調整帳戶標題文字置中

Google表單記帳術-建立帳戶初始餘額-調整帳戶標題文字置中

以上就建立完成我們的初始金額表格,未來應該是都不會動到這個表格了,這表格只會在你剛開始記帳時重新設定一次初始金額。

接下來我們要帶大家在消費記錄表格上方,建立餘額顯示區塊,這樣就可以在看到消費流水帳的同時,也能看到上方的帳戶餘額顯示了。


建立消費記錄餘額區塊

step 1

切換到「消費記錄」表格

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-切換到「消費記錄」表格

step 2

在上方插入4列空白列

在第一列上方插入4列,準備建立帳戶餘額顯示區塊。

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-在上方插入4列空白列

step 3

插入空白列後的完成畫面

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-插入空白列後的完成畫面

step 4

複製帳戶餘額區塊

「初始帳戶」表格分頁,並且將剛剛建立的帳戶餘額區塊複製起來。

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-複製帳戶餘額區塊

step 5

在「消費記錄」表格貼上

再切換到消費記錄表格,點第一格並且貼上。

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-在「消費記錄」表格貼上

step 6

雙擊現金餘額,輸入「=」開始輸入公式

點到「現金」底下的餘額中,並且輸入一個「=」符號,準備輸入公式。

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-雙擊現金餘額,輸入「=」開始輸入公式

step 7

按照步驟輸入公式

1.在輸入公式的狀態下,點擊到「初始金額」分頁
2.點擊「初始金額」分頁,再點「現金」標題底下的「餘額數字框」
3.確保公式出現「分頁+位置」
4.點擊「Enter」送出公式
5.沒有成功的話,就再試一次,或者比照圖片公式手動輸入公式

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-按照步驟輸入公式

step 8

準備複製公式

按住「現金餘額框右下角」

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-準備複製公式

step 9

向右拖曳複製公式

按住之後拖曳滑到最右邊,這方式可以複製excel公式。另一個方式是,你直接選取現金餘額框之後,點右鍵複製,並把右邊四個帳戶餘額框圈起來貼上也可以。

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-向右拖曳複製公式

step 10

檢查公式

檢查每一個公式是否都有對應到「初始金額」分頁的對應帳戶餘額位置。

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-檢查公式

step 11

複製公式到第二排

在底下那排餘額框中,輸入「=」號,就會跳出建議的工具提示了(複製上面的餘額框並在這裡貼上也可以)

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-複製公式到第二排

step 12

向右拖曳複製公式

一樣按住右下角,向右拖曳複製公式。

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-向右拖曳複製公式

step 13

複製標題樣式

選取一個標題欄位,並且點上方的「刷子」符號,就可以將樣式複製起來。

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-複製標題樣式

step 14

拖曳貼上樣式

直接在底下表單自動產生的標題上拖曳過去,就可以貼上樣式囉!

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-拖曳貼上樣式

step 15

消費記錄上方的餘額區塊完成後畫面

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-完成後畫面

step 16

提醒事項:底下套用樣式是無效的

因為底部這些資料是透過表單自動產生的資料,因此就算你現在去套用樣式也是沒有用的哦!只能讓他這樣醜醜的了。

Google表單記帳術-建立消費記錄餘額區塊-底下套用樣式是無效的

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設定餘額自動更新公式

接下來就是稍微比較複雜的部分,我們要來透過公式計算餘額,讓有新的消費記錄時,可以自動更新餘額。大家就耐心跟我一步一步做吧!

step 1

公式說明

我們以「現金」的餘額欄位為例,當新的消費資料進入,「消費方式」選擇的是「現金」時,我們就要將現金帳戶的餘額扣除該筆消費金額

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-公式說明

而用公式的角度來講,我們會使用Excel的「sumif()」函式,也就是「符合條件時加總」,將所有符合條件的消費金額加總起來,再用現金餘額去扣除此消費金額,就完成囉!

如果覺得聽了霧撒撒的人也沒關係,就跟著底下步驟慢慢做吧!

step 2

選取現金餘額框

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-選取現金餘額框

step 3

在上方公式框中輸入公式

先輸入「-sumif(」,準備選取sumif()函式中的表格範圍

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-在上方公式框中輸入公式

step 4

選取消費方式整欄

透過拖曳將整個「消費方式」欄位選取起來,同時要確定左上方公式框裡面公式有跟著變動唷!(沒有變動的話,也可以參考圖片中公式,手動輸入表格範圍)

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-選取消費方式整欄

step 5

完善公式

將公式補齊,公式的含義是:「sumif(判斷範圍,判斷規則,加總範圍)」,當判斷範圍符合判斷規則,就會把加總範圍的數字加總。

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-完善公式

step 6

公式解釋

當消費方式是「現金」這兩個字,就會把左邊的消費金額欄位加總,大概就是這個意思!

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-公式解釋

step 6

測試公式是否正確

我們直接在底下第二行輸入「消費金額=100」&「消費方式=現金」

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-測試公式是否正確

step 7

現金餘額成功扣除

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-現金餘額成功扣除

step 8

注意事項-公式跟表單的名稱要完全一樣

因為公式中會判斷消費方式,而消費方式的判斷文字需要跟表單上的選項一模一樣

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-注意事項

step 9

建議大家到表單複製選單名稱

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-到表單複製選單名稱

step 10

回到公式將選項貼上,才不會打錯字

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-回到公式將選項貼上

step 11

如果是信用卡,公式有所不同

因為信用卡是同一家銀行的卡都是同樣額度,比如玉山pi卡跟玉山ubear卡都屬於玉山信用卡的餘額,因此玉山信用卡的餘額公式,就要扣除所有的卡種哦!

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-信用卡,公式有所不同

step 12

按照前面方式,補齊所有公式

Google表單記帳術-設定餘額自動更新公式-補齊所有公式

測試記錄消費

step 1

準備測試表單記帳

請轉移到表單編輯畫面,點擊右上方「傳送」

Google表單記帳術-測試記錄消費-準備測試表單記帳

step 2

複製表單連結並開啟

選擇第三個連結分頁,將連結複製起來貼到瀏覽器新分頁中。

Google表單記帳術-測試記錄消費-複製表單連結並開啟

step 3

就會看到表單本人

Google表單記帳術-測試記錄消費-就會看到表單本人

step 4

查看目前餘額

先回來看看,目前玉山信用卡餘額是-6000,也就是已經刷了6000元

Google表單記帳術-測試記錄消費-查看目前餘額

step 5

填入測試資料

到表單填入測試資料,這邊填寫用信用卡刷了200去超商買零食

Google表單記帳術-測試記錄消費-填入測試資料

step 6

查看更新後的餘額

填寫送出後,就會看到玉山信用卡以刷卡金額變成6200囉!

Google表單記帳術-測試記錄消費-查看更新後的餘額

step 7

隱藏初始金額

最後的最後,可以將初始金額的工作表隱藏,之後不會再動到它了!

Google表單記帳術-測試記錄消費-隱藏初始金額

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建立轉帳紀錄記帳本

在完成了消費記錄的自動餘額更新後,接下來我們要建立轉帳記錄表單

轉帳記錄表單可以讓大家除了消費可以透過表單記錄外,也可以將帳戶之間的轉帳、繳費、儲值之類的行為,透過轉帳記錄表單記錄到雲端記帳本中!

建立轉帳記錄表單

step 1

建立表單

點擊上方 工具 > 建立表單 ,建立一個新的Google表單。

Google表單記帳術-建立轉帳記錄表單-建立表單

step 2

修改表單名稱

將表單名稱修改為「轉帳記錄」,或者任何你想要的名稱。

Google表單記帳術-建立轉帳記錄表單-修改表單名稱

step 3

設定第一個選項「轉帳金額」

將第一個選項設置為「簡答」類型,並且將選項名稱改為「轉帳金額」,最後點右邊「+」符號新增下一個選項。

Google表單記帳術-建立轉帳記錄表單-設定第一個選項「轉帳金額」

step 4

設定第二個選項「轉帳類型」

將第二個選項設定成「下拉式選單」,並且將名稱取為「轉帳類型」,最後在底部新增提款、存款、轉帳、繳費這四種轉帳類型。

最後在點擊右邊「+」符號,新增下一個選項。

【Google表單記帳術】史上最完整雲端記帳本打造教學!1小時內開始用表單記帳,免費又方便! 1

step 5

設定第三個選項「轉出帳戶」

將第三個選項設定為「下拉式選單」,並將選項名稱設定為「轉出帳戶」,將你的所有跟消費方式有關的餘額帳戶都新增到選項中。

*請按照自己實際的帳戶情況設定哦,如果是信用卡,同一家銀行信用卡請算在同一個選項即可,因為額度是共享的

Google表單記帳術-建立轉帳記錄表單-設定第三個選項「轉出帳戶」

step 6

設定第四個選項「轉入帳戶」

跟上一步「轉出帳戶」用一樣的方式設定,帳戶也要一樣哦。

Google表單記帳術-建立轉帳記錄表單-設定第四個選項「轉入帳戶」

測試轉帳記錄表單

step 1

開啟預覽模式

點擊右上角「眼睛」,開啟表單預覽模式。

Google表單記帳術-測試轉帳記錄表單-開啟預覽模式

step 2

表單預覽畫面如下

Google表單記帳術-測試轉帳記錄表單-表單預覽畫面如下

step 3

填入測試的轉帳資料

這邊填寫轉帳金額1000,假設是從玉山銀行帳戶轉帳到永豐銀行帳戶。

【Google表單記帳術】史上最完整雲端記帳本打造教學!1小時內開始用表單記帳,免費又方便! 2

step 4

成功顯示轉帳資料

可以看到「表單回應2」分頁有新的一筆轉帳資料

Google表單記帳術-測試轉帳記錄表單-成功顯示轉帳資料

step 5

未來應該要扣除餘額

未來當我們公式寫完之後,這筆轉帳資料應該要影響玉山、永豐這兩個帳戶的餘額。

Google表單記帳術-測試轉帳記錄表單-未來應該要扣除餘額

建立轉帳記錄餘額區塊

step 1

重新命名「表單回應2」的表格,名稱改為「轉帳記錄」

Google表單記帳術-建立轉帳記錄餘額區塊-重新命名「表單回應2」

step 2

在「轉帳記錄」表格上方插入4列

Google表單記帳術-建立轉帳記錄餘額區塊-在「轉帳記錄」表格上方插入4列

step 3

插入4列後畫面

Google表單記帳術-建立轉帳記錄餘額區塊-插入4列後畫面

step 4

到「消費記錄」分頁複製上方餘額區塊

Google表單記帳術-建立轉帳記錄餘額區塊-到「消費記錄」分頁複製上方餘額區塊

step 5

到「轉帳記錄」分頁,點左上第一格貼上

Google表單記帳術-建立轉帳記錄餘額區塊- 到「轉帳記錄」分頁貼上

step 6

用「筆刷」複製其中一個格子的樣式

Google表單記帳術-建立轉帳記錄餘額區塊-複製其中一個格子的樣式

step 7

拖曳在轉帳記錄標題上貼上樣式

Google表單記帳術-建立轉帳記錄餘額區塊-貼上樣式到標題

更改轉帳記錄餘額公式

step 1

查看「轉帳紀錄」分頁目前餘額公式

目前轉帳紀錄的分頁中,現金餘額的公式與消費記錄上方的一樣,都是參照初始金額,再扣除消費記錄。

Google表單記帳術-更改轉帳記錄餘額公式-查看「轉帳紀錄」分頁目前餘額公式

step 2

準備修改公式

我們公式只需要寫在其中一個地方,因此接下來我們要先將轉帳記錄的餘額公式都指向消費記錄,而以後要修改公式,就都去消費記錄修改

Google表單記帳術-更改轉帳記錄餘額公式-準備修改公式

step 3

輸入「=」開始輸入公式

Google表單記帳術-更改轉帳記錄餘額公式-輸入「=」開始輸入公式

step 4

直接將公式參照消費記錄的格子

輸入「=」之後,點到「消費記錄」分頁,並且隨便選一個格子,點擊「Enter」送出公式。

Google表單記帳術-更改轉帳記錄餘額公式-直接將公式參照消費記錄的格子

step 5

修改參照的格子

將參照的格子改為同一個格子,比如「轉帳記錄」的現金餘額是B2,就要參照「消費記錄」的B2格子。

Google表單記帳術-更改轉帳記錄餘額公式-修改參照的格子

step 6

複製公式

點擊「現金餘額」格子的右下角,向右拖曳複製公式。

Google表單記帳術-更改轉帳記錄餘額公式-複製公式

step 7

也可以複製現金餘額格的公式

Google表單記帳術-更改轉帳記錄餘額公式-也可以複製現金餘額格的公式

step 8

直接到底下那行,全選貼上

Google表單記帳術-更改轉帳記錄餘額公式-直接全選貼上

step 9

檢查全部的餘額,公式是否都參照「消費記錄」

Google表單記帳術-更改轉帳記錄餘額公式-檢查所有餘額公式

step 10

未來公式都會直接寫在「消費記錄」,轉帳記錄則是參照消費記錄

Google表單記帳術-更改轉帳記錄餘額公式-未來公式都會參照消費記錄的公式

更新帳戶餘額計算公式

step 1

首先我們先看一下公式的含義

我們直接用舉例說明:
1.「轉出帳戶」若是「玉山銀行帳戶」,則要將玉山銀行帳戶的餘額,扣除左方的「轉帳金額」
2.「轉入帳戶」若是「永豐銀行帳戶」,則要將永豐銀行帳戶的餘額,加上左方的「轉帳金額」

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-公式含義說明

step 2

跳轉到「消費記錄」分頁,準備寫公式

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-跳轉到「消費記錄」分頁

step 3

待會也是用「sumif()」函式來計算轉帳記錄

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-待會會用「sumif()」函式來計算轉帳記錄

step 4

點兩下進入現金餘額,進入公式輸入狀態

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-點兩下進入現金餘額,進入公式輸入狀態

step 5

先輸入一個「-」,代表開始輸入公式

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-先輸入一個「-」,代表開始輸入公式

step 6

輸入轉帳記錄的表格相對位置

1.點擊轉帳記錄分頁
2.隨便點一個格子,讓公式記錄到「分頁+表格位置」
3.點擊「Enter」送出公式
4.如果沒有成功,可以再試一次,或是比照圖片手動輸入公式內容

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-輸入轉帳記錄的表格相對位置

step 7

公式撰寫

先來解釋一下公式會怎麼寫,請參考圖片內容,也可以直接跟著後面步驟做

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-公式撰寫

step 8

最終公式範例

上一步驟所說明的公式,最後會變成下圖這樣子的公式內容,請大家可以手動打或者用參照,將公式輸入到現金餘額欄位。

會看到一個「-」一個「+」「-」代表該餘額要扣除轉出的轉帳紀錄「+」代表該餘額要加上轉入的轉帳紀錄

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-最終公式範例

step 9

查看現金餘額

現在現金餘額是900元

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-查看現金餘額

step 10

輸入測試資料,現金餘額正確改變

輸入轉帳類型是存款,是從「現金」存入「玉山銀行帳戶」,就可以看到現金餘額扣除100元餘額了。

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-輸入測試資料

step 11

輸入第二筆測試資料,現金餘額正確改變

輸入轉帳類型是提款,是從「玉山銀行帳戶」提款到「現金」,就可以看到現金餘額增加了200元

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-輸入第二筆測試資料

step 12

將此段公式複製

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-將此段公式複製

step 13

把公式貼上到每一個餘額框公式的後面

*注意:不是蓋掉公式哦,是貼到後面,等等方便修改

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-把公式貼上到每一個餘額框公式的後面

step 14

對照選單內容,準備更改公式

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-對照選單內容,準備更改公式

step 15

更改時請複製你要更改的餘額帳戶全名

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-更改時請複製你要更改的餘額帳戶全名

step 16

到對應的帳戶欄位,貼上修改

這邊用的圖片範例是「玉山信用卡」,我們將剛剛貼上的公式中,第二個參數的「現金」改為「玉山信用卡」,就可以將他改變為玉山信用卡的餘額自動變更公式囉!

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-到對應的帳戶欄位,貼上修改

step 17

將所有的公式都按照這樣的方式修改完成

Google表單記帳術-更新帳戶餘額計算公式-將所有的公式都按照這樣的方式修改完成

測試記錄轉帳

step 1

測試公式是否正常

目前玉山帳戶有2000元,而我們準備拿1000元去繳玉山信用卡的卡費。

Google表單記帳術-測試記錄轉帳-測試公式是否正常

step 2

開啟轉帳記錄表單,點右上方「傳送」

Google表單記帳術-測試記錄轉帳-開啟轉帳記錄表單,點右上方「傳送」

step 3

複製連結並在分頁開啟

Google表單記帳術-測試記錄轉帳-複製連結並在分頁開啟

step 4

填入測試資料

轉帳金額「1000」元,轉帳類型是「繳費」,從「玉山銀行帳戶」轉到「玉山信用卡」去繳卡費。

Google表單記帳術-測試記錄轉帳-填入測試資料

step 5

餘額成功更新

可以看到新的轉帳記錄,讓玉山帳戶餘額變為1000元,玉山信用卡則是從-6200變為-5200囉!

*非常建議大家可以每一個帳戶都要測試轉出轉入是否正常,免得有公式輸入錯誤

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建立對帳功能

在我們記帳的日常中,難免還是會有記錯帳、漏記帳的問題存在,這時候我們就需要一個對帳機制,可以有效的修正帳戶餘額,避免記帳錯誤。

接下來我們就一步一步建立對帳表格,並且來寫對帳的公式吧!(對帳會設計直接到表格填寫,因此沒有手機版哦!)

建立對帳表格

step 1

點試算表左下「+」,新增一個表格

Google表單記帳術-建立對帳表格-點試算表左下「+」,新增一個表格

step 2

將表格名稱改為「對帳紀錄」

Google表單記帳術-建立對帳表格-將表格名稱改為「對帳紀錄」

step 3

到消費記錄複製上方餘額區塊

Google表單記帳術-建立對帳表格-到消費記錄複製上方餘額區塊

step 4

回到對帳紀錄,在左上方貼上餘額區塊

Google表單記帳術-建立對帳表格-回到對帳紀錄,在左上方貼上餘額區塊

step 5

將第二排標題及餘額剪下

Google表單記帳術-建立對帳表格-將第二排標題及餘額剪下

step 6

直接貼到右邊

(因為功能需要,所以我們要讓餘額全部是一個橫排)

Google表單記帳術-建立對帳表格-直接貼到右邊

step 7

刪除多餘的標題列

Google表單記帳術-建立對帳表格-刪除多餘的標題列

step 8

將現金的欄整個選取,向右插入欄位

Google表單記帳術-建立對帳表格-將現金的欄整個選取,向右插入欄位

step 9

總共要插入2個欄

Google表單記帳術-建立對帳表格-總共要插入2個欄

step 10

在底下套用樣式,輸入帳面、真實、短少標題

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step 11

選取包含現金標題的三個表格,點擊上方合併儲存格

Google表單記帳術-建立對帳表格-選取包含現金標題的三個表格,點擊上方合併儲存格

step 12

將現金餘額的三個儲存格也合併

【Google表單記帳術】史上最完整雲端記帳本打造教學!1小時內開始用表單記帳,免費又方便! 5

step 13

將這兩個儲存格內文字置中

Google表單記帳術-建立對帳表格-將這兩個儲存格內文字置中

step 14

將儲存格縮放到適當大小

Google表單記帳術-建立對帳表格-將儲存格縮放到適當大小

step 15

比照辦理,將每個帳戶餘額儲存格都設定成這樣

*注意:信用卡累的儲存格,「真實」標題要改為「可用」哦,之後會說明為什麼要更改。

Google表單記帳術-建立對帳表格-比照辦理,將每個帳戶餘額儲存格都設定成這樣

step 16

選取第三列儲存格,設定凍結列

到上方 查看>凍結>直到目前所在的列 ,將標題凍結。凍結列可以讓你未來上下滾動時,標題列會一直保留在上方

Google表單記帳術-建立對帳表格-選取第三列儲存格,設定凍結列

step 17

設定凍結成功畫面,標題底下會有一條陰影

Google表單記帳術-建立對帳表格-設定凍結成功畫面,標題底下會有一條陰影

step 18

在左邊第一格輸入今天日期

Google表單記帳術-建立對帳表格-在左邊第一格輸入今天日期

step 19

按住右下角準備拖曳複製

Google表單記帳術-建立對帳表格-按住右下角準備拖曳複製

step 20

向下拖曳,複製日期(會自己往後推算)

Google表單記帳術-建立對帳表格-向下拖曳,複製日期

設定對帳公式

設定完基本的版面之後,我們首先要先設定每一個帳戶的短少公式。

短少也就是目前帳面的餘額跟真實餘額做比較,如果短少是正的代表帳面的錢少記了要加上,如果短少是負的則是代表帳面的錢多算了要扣除

一般帳戶短少公式

step 1

短少公式講解

除了信用卡之外的帳戶欄位,可以參照以下公式解釋:
短少=真實金額-帳面目前金額
比如真實金額是900元,但帳面紀錄是1000元,那短少就是900-1000=-100元
最後將帳面金額+短少=1000+(-100)=900,就修正成功囉!

Google表單記帳術-一般帳戶短少公式-短少公式講解

step 2

設定短少公式

點擊現金餘額底下,第一列「短少」的儲存格,並且輸入公式是「真實-帳面」,也就是「C4-B4」

Google表單記帳術-一般帳戶短少公式-設定短少公式

step 3

拖曳複製公式

Google表單記帳術-一般帳戶短少公式-拖曳複製公式

step 4

將所有短少(除了信用卡)都設定完成

可以善用複製功能,複製後貼上到新的格子即可套用公式。

Google表單記帳術-一般帳戶短少公式-將所有短少(除了信用卡)都設定完成

信用卡帳戶短少公式

step 1

信用卡短少公式解釋

信用卡的部分,短少公式比較複雜:
要先計算出實際花費,實際花費=可用額度-尚餘額度
比如我玉山卡的可用額度10w-尚餘額度9.4w=實際花費6000元
這兩個額度可以從銀行那邊查到(推薦使用網路銀行APP查詢較方便)
接下來公式就是,短少=帳面花費(負先轉正)-實際花費
比如帳面花費-5000(轉正成5000)-實際花費6000=短少-1000
因此將帳面-5000加上短少-1000就會自動校正成-6000囉!

Google表單記帳術-信用卡帳戶短少公式-信用卡短少公式解釋

step 2

在「可用」右邊新增一欄

Google表單記帳術-信用卡帳戶短少公式-在「可用」右邊新增一欄

step 3

標題輸入「總額度」

Google表單記帳術-信用卡帳戶短少公式-標題輸入「總額度」

step 4

首先我們將我們目前信用卡總額度填入

【Google表單記帳術】史上最完整雲端記帳本打造教學!1小時內開始用表單記帳,免費又方便! 6

step 5

按住右下角,向下拖曳複製

*未來額度如果有提升,就從提升的那一天修改,再次向下拖曳複製哦~

Google表單記帳術-信用卡帳戶短少公式-按住右下角,向下拖曳複製

step 6

寫上短少公式

信用卡短少公式:-(總額度-可用額度+帳面)
以我這邊的範例,就是-(S8-R8+Q8)
請對照自己的格子來填入公式哦!

Google表單記帳術-信用卡帳戶短少公式-寫上短少公式

step 7

加入判斷式

加入if判斷是,判斷當「可用餘額」有填寫,觸發公式,否則短少設定為0。

Google表單記帳術-信用卡帳戶短少公式-加入判斷式

step 8

複製公式

按住右下角向下拖曳,複製公式。

Google表單記帳術-信用卡帳戶短少公式-複製公式

step 9

將公式複製到其他間銀行信用卡

複製後,移動到其他間信用卡的短少欄位,貼上就可套用公式。

【Google表單記帳術】史上最完整雲端記帳本打造教學!1小時內開始用表單記帳,免費又方便! 7

step 10

一樣向下拖曳複製公式

Google表單記帳術-信用卡帳戶短少公式-一樣向下拖曳複製公式

step 11

整個對帳記錄表格的短少公式就都完成囉!

Google表單記帳術-信用卡帳戶短少公式-短少公式完成

修改對帳餘額公式

step 1

點擊對帳餘額查看公式

點擊對帳餘額區塊的現金餘額,可以看到是完整的公式,我們一樣要將公式改為指向「消費記錄」的餘額就好,公式一率都寫在消費記錄上方餘額區塊。

Google表單記帳術-修改對帳餘額公式-點擊對帳餘額查看公式

step 2

到轉帳記錄的對應餘額表格,複製公式

Google表單記帳術-修改對帳餘額公式-到轉帳記錄的對應餘額表格,複製公式

step 3

把公式都貼到對帳表格上方的帳戶餘額

Google表單記帳術-修改對帳餘額公式-把公式都貼到對帳表格上方的帳戶餘額

新增對帳公式

接下來我們要到「消費記錄」表格,新增對帳的公式。

step 1

對帳公式說明

以現金餘額為例,我們要將現金餘額+短少整欄的加總,就會是校正後的現金餘額囉!

【Google表單記帳術】史上最完整雲端記帳本打造教學!1小時內開始用表單記帳,免費又方便! 8

step 2

先在後面輸入一個「+」號,代表開始輸入公式

Google表單記帳術-新增對帳公式-先在後面輸入一個「+」號,代表開始輸入公式

step 3

參照對帳紀錄的短少欄位

1.點擊到「對帳紀錄」分頁
2.點第一格「短少」欄位,取得公式
3.點擊Enter送出公式
4.如果不成功,可以從頭再試一次,或是參考圖片,直接手動輸入公式哦~

【Google表單記帳術】史上最完整雲端記帳本打造教學!1小時內開始用表單記帳,免費又方便! 9

step 4

說明公式

而我們公式中需要加總的範圍是整排「短少」欄位。

Google表單記帳術-新增對帳公式-說明公式

step 5

手動更改公式

手動將公式後方更改為範圍「起始:結束」

Google表單記帳術-新增對帳公式-手動更改公式

step 6

以此類推,郵局餘額則是「G欄」短少的加總

Google表單記帳術-新增對帳公式-以此類推,郵局餘額則是「G欄」短少的加總

step 7

完成公式

對照對帳表格的短少欄位位置,將所有的欄位公式完成

【Google表單記帳術】史上最完整雲端記帳本打造教學!1小時內開始用表單記帳,免費又方便! 10

測試對帳功能

step 1

確認現金&郵局餘額

目前現金餘額是900,而郵局餘額是2000

Google表單記帳術-測試對帳功能-確認現金&郵局餘額

step 2

記錄帳面金額

將目前的帳面數字900&2000,記錄到底下當天日期的「帳面」欄位

【Google表單記帳術】史上最完整雲端記帳本打造教學!1小時內開始用表單記帳,免費又方便! 11

step 3

填入查帳後的真實餘額

假設查帳後,現金只有300元,而郵局其實有2600,那就將真實的餘額填入「真實」欄位。

填入後就可以看到,短少自動計算出來,並且加總到上方的餘額表格,餘額就成功校正了。

Google表單記帳術-測試對帳功能-填入查帳後的真實餘額

step 4

測試第二次對帳

而之所以不直接將真實餘額填到上方,我再示範第二次對帳大家就知道了。

一樣先把帳面金額紀錄到下方「帳面」欄位

Google表單記帳術-測試對帳功能-測試第二次對帳

step 5

填入查帳後金額

假設隔天查帳,發現現金是900元,郵局是2000元,則將這兩個金額填入「真實」欄位,可以看到右邊的短少又自己計算出來了。

Google表單記帳術-測試對帳功能-填入查帳後金額

因為對帳功能是會重複進行的,因此我們為了讓當次對帳不要跟過去的對帳紀錄互相影響,因此每日都會用短少來計算。

新增總餘額計算

最後我們要來新增總餘額的欄位,將所有的帳戶、待繳信用卡的欠費等,全部加總,顯示一個目前尚餘的餘額,這樣就能隨時知道自己到底還剩下多少錢囉!

step 1

移動到消費記錄分頁

Google表單記帳術-新增總餘額計算-移動到消費記錄分頁

step 2

在空白的標題列,輸入「剩餘總額」

Google表單記帳術-新增總餘額計算-在空白的標題列,輸入「剩餘總額」

step 3

輸入加總公式

Google表單記帳術-新增總餘額計算-輸入加總公式

step 4

完成後總額長相

Google表單記帳術-新增總餘額計算-完成後總額長相

step 5

從「消費記錄」複製這兩格

Google表單記帳術-新增總餘額計算-從「消費記錄」複製這兩格

step 6

到「轉帳記錄」分頁,貼上

Google表單記帳術-新增總餘額計算-到「轉帳記錄」分頁,貼上

以上就完成了整個Google雲端記帳本囉!在開始正常使用前,大家記得要先多測試一下功能正不正常,公式有沒有都寫對唷!


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            如果有興趣的話,可以將你想當作範本的雲端連結傳給我,我的Email 是 [email protected],沒有興趣也沒關係XD

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