如何正確使用 To do list 待辦清單?成為時間管理高效工作者!7 步驟打造專屬高效清單

如何正確使用 To do list 待辦清單?成為時間管理高效工作者!7 步驟打造專屬高效清單 2

嗨~我是 Yuria!

你是不是常常覺得事情總是做不完?或是不知道要如何有效安排待辦清單呢?用了一陣子的待辦清單卻發現對工作及生活沒有太多的幫助?

經過實踐後,我發現一些能夠真正提高工作效率的待辦清單重要 Tips,這一篇文章會分享使用待辦清單的迷思以及小技巧,最後也會跟你分享我的實際應用步驟!我們就廢話不多說,趕快進入今天的主題吧(歡呼)~

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我為什麼開始列待辦清單?

我為什麼會開始使用待辦清單呢?

因為我發現,我們的大腦太不適合拿來「記憶事情」了!(也就是我自己太容易忘記事情XD)!常常覺得自己一定會記得某件事,結果再下一次想到時可能已經來不及了…

舉一個曾經發生的例子,某一年,我爸爸希望我們家的小孩子可以為阿嬤舉辦一個年輕人過的生日派對,就是那種有氣球裝飾、有漂亮蛋糕的驚喜派對。

得知當下,因為距離生日還有一段時間,所以想說生日前兩週在好好處理,所以也沒有做任何動作。

結果有一天爸爸問我準備得如何了?哇!我才驚覺,3 天後就是阿嬤生日了!!!完全忘記這一件事情…最後雖然有成功舉辦驚喜派對,但如果可以早一點做準備,我相信可以辦得更好,那 3 天也不用這樣水深火熱了,但也只能怪我自己(哭)

只靠大腦來記憶事情,差點忘記幫阿嬤辦生日派對
只靠大腦來記憶事情,差點忘記幫阿嬤辦生日派對

除了這個,生活中也常常因為忘記所以錯過很多小事,讓我覺得很沒有掌控感,所以我開始使用待辦清單,讓我的生活不要那麼的無序跟不安!

開始使用待辦清單後,我發現使用待辦清單不能只是把事情寫下來並完成而已,這樣很容易會事倍功半,經過實踐後,我發現一些能夠真正提高工作效率的待辦清單重要 Tips

希望這個分享對你有幫助!如果你有任何方法,也很歡迎你可以留言跟我們分享喔~

高效待辦清單小技巧

講完了待辦清單常見的迷思之後,接下來要跟你分享一些使用待辦清單的小技巧啦~

將相似的任務一起處理

很多時候在執行任務時,你會發現任務間會有一些共同點,例如:可以在同一個地點完成、可以在同一個瀏覽器完成或是都只要使用約 5 分鐘專注力不用很高就可以完成的任務。

這時候如果你將這些擁有相似性質的任務一併處裡,可以減輕大腦的負擔,減少在不同任務之間切換的時間!

以我自己為例,在待辦清單中我會將以下事項盡量合併同時完成

  • 確認臉書粉絲專頁私訊並回覆
  • 回覆 Inastgram 留言
  • 確認電子郵件信箱

因為以上這些任務都是屬於「回覆類型」的,加上所需要花費的時間也不會太久,放在一起完成會比拆分成好幾個時間完成還更有效率!

一次專注在一項重要任務

一次專注在一項重要任務

如果是需要「高度集中」的重要任務,請直接專注在它身上,因為就算是只有一點點的干擾,都可以打斷你的專注程度,讓你需要花費更多時間重新找回注意力!

那什麼是需要「高度集中」的任務呢?

以我自己來說,像是寫文章、剪輯影片、製作簡報等等需要花費較多時間及精力的任務,都被我歸納為「高度集中」任務,我會為他們留專屬的時間,只專注在完成這些任務上面。

限制每日清單上的任務數量

就如同我剛剛上面提到的,如果待辦清單漏漏長,會導致沒有動力以及對自己感到失望。所以!我們每天只要固定安排合理的刻意待辦任務數量就可以了!

要限制在幾個,其實我自己認為是因人而異~以我自己為例,我會每天安排 1 – 2 個一定要完成的大任務(我喜歡一口氣完成大任務),其餘的中小任務就是當我完成大任務或是在大任務間,想暫停一下時,會將它們完成,但我今天的目標就是專注在完成這 1 – 2 個任務上!

完成時獎勵自己

完成時獎勵自己

這個獎勵可以是一趟旅遊、一頓飯、一杯飲料或是一顆巧克力,甚至單純的在待辦清單上打勾勾也可以當作獎勵!只要是任何可以激勵到自己、肯定自己的行爲都可以成為獎勵的一種~

像是當我完成一個中型任務時,我會獎勵自己可以看 1 集的老高!看完根本充完電 > < 因為我很喜歡老高(我是五歲抬頭的一員),所以我會很努力地將任務完成,就為了看老高~所以適當的設定獎勵機制,可以讓自己更有動力喔!

定期進行回顧

我覺得這個是最重要的,但也使最容易被忽略的技巧!對待辦清單中的已完成任務進行回顧,可以評估目前的專案進度,可以問問自己:

  • 在執行任務當中,有沒有做的好地方?
  • 過程中有發生問題嗎?下一次如果發生一樣的問題,我要如何解決?
  • 有沒有任何可以優化的地方?

藉由這樣的回顧反思,我們可以更清楚知道目前的方向以及調整待辦清單上的任務安排~

我如何使用待辦清單?

接下來要跟你分享我是如何使用待辦清單的!希望可以成為你的參考~首先先跟你介紹我使用的工具!

工具介紹:待辦清單 App – 2do

2do

2 do 是由 Beehive 公司所建立的待辦清單 App!跟一般待辦清單不一樣的是,2 do 是依照 GTD(Getting Things Done)時間管理系統的基礎下設計出來的。

在清單當中除了可以使用專案將任務進行分類,針對不同的任務也可以設定截止日期、時常、語音內容、圖片支援、地點或是提醒日期,算是一個我目前使用過最完整的待辦清單 App~

另外一個我會使用他的原因是因為 2do 支援 iPhone、iPad、Mac 以及 Apple Watch,讓我可以不論在什麼情況下,都可以查看或是紀錄待辦事項! 接下來就讓我們用 7 步驟打造專屬的待辦清單吧~

1. 列下所有待辦的任務

首先就是要將你所有的任務列在待辦清單當中!不論是工作還是生活上的任務,都可以列在清單當中喔~這一個步驟就跟整理衣服一樣,你必須先把所有衣服拿出來,才可以好好的重新整理以及檢視!

我會在 2do 建立一個「收集箱」列表,把所有未分類及未設定截止日期的任務紀錄到收集箱當中~

step 1

點擊 + 建立「收集箱」列表

點擊 + 建立「收集箱」列表

step 2

輸入列表名稱

輸入列表名稱

step 3

變更列表顏色

變更列表顏色

step 4

點擊上方 + 新增任務

點擊上方 + 新增任務

step 5

輸入任務資訊

輸入任務資訊

step 6

完成!

待辦清單完成!

2. 釐清我的目標,專注在真正重要的事上

任務不是完成越多越好,忙碌也不等於有進度!真正重要的是,你完成了多少與未來成果最相關的任務。所以在這個步驟,我會去檢視我列下的清單,並思考這個任務是一定要做的嗎?對我未來目標有幫助嗎?

評估過後,如果確定不是重要的任務,我會狠下心來將其刪除,除了可以專注在真正重要的事情上,也可以達到一個過濾的概念,將待辦清單簡化。

3. 任務分類、設定截止日期及時長

在確認哪一些待辦任務是我真正要執行之後,我會為我所有的任務分類並建立一個截止日期以及時間限制!有研究顯示,當我們設定截止日期,並確認最終時間後,我們會更加努力的工作,壓力和效率之間存在明顯的關係。

step 1

點擊「截止」新增截止日期

點擊「截止」新增截止日期

step 2

選擇日期

選擇日期

step 3

新增「時長」

新增「時長」

step 4

設定預計花費時長

設定預計花費時長

step 5

新增筆記

如果該任務有相關備註,就可以備註在筆記欄位中喔~

新增筆記

step 6

點擊分類

點擊分類

step 7

選擇分類

選擇分類

step 8

完成任務安排!

完成任務安排!

如果你的任務已經是屬於一個專案等級,在 2do 中可以新增專案,並在該專案中新稱子任務喔~例如我列下的「完成品牌網頁更新」,由於需要更新的內容可能不只一個,也不會只有一個步驟就完成,因次我會將它建立為專案,並細分出完成專案所需要的任務們。

step 1

點擊專案所屬列表

點擊專案所屬列表

step 2

點擊 + 旁邊的下拉按鈕

點擊 + 旁邊的下拉按鈕

step 3

選擇「新增專案」

選擇「新增專案」

step 4

輸入專案名稱

輸入專案名稱

step 5

為專案設定開始及截止日期,完成專案建立!

為專案設定開始及截止日期,完成專案建立!

step 6

點擊 + 為專案新增子任務!

點擊 + 為專案新增子任務!

step 7

輸入任務資訊後,選擇所屬專列表~

輸入任務資訊後,選擇所屬專列表~

如果想要快速新增,就可以直接點擊左邊專案列表,並在專案中直接新增任務,就會自動幫你分類好~也可以在這邊查看目前專案的進度喔!

如果想要快速新增,就可以直接點擊左邊專案列表,並在專案中直接新增任務,就會自動幫你分類好~也可以在這邊查看目前專案的進度喔!

4. 為今天任務安排優先順序

有效的安排優先順序,可以大大提升你的工作效率!主要是將任務或是工作按照特定的條件,安排任務順序的行為。很多時候,我們會花費太多時間在他人需求或截止來安排工作,但這樣會導致我們很少花費時間在「真正重要的事情」上。

安排優先順序的方法有很多種,Ivy Lee 優先排序方法、食蛙法、艾森豪決策矩陣及 ABCDE 法,今天我想要分享的就是我主要在使用的優先順序的方法 – 艾森豪決策矩陣。

艾森豪決策矩陣主要是由第二次世界大戰期間擔任五星上將和美國總統的杜懷特·大衛·艾森豪所提出的快速決策方法,所有任務事項都可以根據「緊急程度」與「重要程度」分成四類。

  • 緊急且重要:應該先完成的任務(例如:完成客戶專案、去學校接生病的小孩、回復郵件…)
  • 不緊急且重要:需要為這類任務預留時間(任務策劃、運動、學習投資…)
  • 緊急且不重要:委託他人(倒垃圾、備餐…)
  • 不緊急且不重要:從待辦清單中移除(看電視、玩電動…)

step 1

點擊右方圖示設定任務優先級

點擊右方圖示設定任務優先級

step 2

選擇優先級

在這邊我自己發別為不同符號套用了艾森豪決策矩陣的四個分類~

  • ⭐️:應該先完成的任務
  • 三:需要為這類任務預留時間
  • 二:委託他人
  • 一:例行公事
選擇優先級

step 3

點擊右上角下拉選單,將任務根據「優先級」排列

點擊右上角下拉選單,將任務根據「優先級」排列

step 4

選擇優先級

選擇優先級

step 5

完成排列!

完成排列!

5. 判斷所需要花費的精力

安排完任務的優先級後,我會額外評估任務所花費的精力。精力低是指不需要花費太多專注力、精神在上面的任務,例如:複製貼上的 key 資料、整理垃圾,反之就是需要極度專注的任務,例如:寫專案、與客人開會、寫文章等等…

會這樣判斷的用意是,當我們在進行任務時,總會有煩躁、無法專心的時候,這個時候可以選擇做一些精力少、時間短的任務,來透過完成任務,產生一些成就感及繼續完成其他任務的動力!

而我在 2do 上會使用標籤的方式來為任務註記精力程度:

step 1

點擊下方 + ,新增標籤群組

點擊下方 + ,新增標籤群組

step 2

選擇「新增標籤群組」

選擇「新增標籤群組」

step 3

為群組命名

為群組命名

step 4

點擊群組名稱旁的 + 新增標籤

點擊群組名稱旁的 + 新增標籤

step 5

為標籤命名

為標籤命名

step 6

使用拖曳的方式為任務註記精力~

使用拖曳的方式為任務註記精力~

6. 將任務安排到日曆上並保持彈性

待這些任務都列出來,也將優先級、時間都安排完成後,我會將任務安排到行事曆上方,先為「重要且不緊急」預留時間,接下來再安排「重要且緊急」的任務事項。

在安排日曆時,我也會一併將任務花費的時間考慮進去做安排,將一些花費時間少、精力少的任務安排再一起完成。除此之外,我也不會將行事曆安排的滿滿的,任務跟任務間會預留時段,除了可以讓我好好休息之外,如果有突然重要且緊急的任務,就可以在空檔時間完成!

7. 進行反思回顧

在進行任務時,我會搭配番茄鐘工具 – Session 來提高專注力以及紀錄時間,而在任務結束後,Sesseion 會有一個反思的時間,讓我可以針對剛剛的任務進行回顧!

思考剛剛執行任務時所遇到的問題、要如何解決?怎麼做會更好?我們可以透過反思進行自我分析,讓自己更進步,未來再遇到相關的問題,就可以以更好的方法解決。

其他會用到的 App

日曆 – Google 日曆

Google 日曆

在 2do 列下待辦清單並完成分類後,我會使用 Google 日曆來安排待辦任務執行的時程,就可以更清楚地知道目前這個時間,所要執行的首要任務時什麼?或是我有沒有多餘的時間可以處理其他中小任務!

番茄鐘工具 – Session

Session

Session 是我目前正在使用的番茄鐘工具,除了一般的番茄鐘工具之外,也有結合日曆、反思、網站攔截器等功能,是一款很強大的番茄鐘工具~

你可能有興趣...
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待辦清單常見迷思

堅持完成待辦清單上的所有事情

to do list

「事情 / 任務是不可能做完的!」講到寫待辦清單的目的時,多數人第一個想到就是「完成任務」,但如果將目的放在「完成任務」,你很快就會發現做完一件事情後,又有另外一件事情可以做,一件接著一件,你永遠達不到「完成任務」這個目的。

所以寫待辦清單的目的到底是什麼?

我認爲寫待辦清單的目的是透過條列、分類以及回顧,「將時間、注意力集中在那些重要的任務上」!完成那些真正對你有用的任務上面,減少無謂的時間浪費。所以下一次當你發現,你事情做不完時,先不要慌,建議可以先靜下來思考哪些任務才是最重要的喔!

沒有設定截止日期

我覺得設定截止日期實在是太太太重要了!為什麼呢?因為如果沒有設定截止日期的話,你就不會有時間上的壓力,就很有可能不會真正有下一步的行動。

截止日就是第一生產力」,我對於這句話感受非常深刻,過去我在寫自己部落格文章的時候,往往只會為自己設下這個月要寫幾篇文章的目標,但我從來不會去設定特定截止日期,所以常常會發生最後一個月只產出一篇文章的情況,更糟糕的是,我對於這件事情沒有太多的反應,時間久了,就發現我的生產力實在是太低了!

自從我開始為寫文章設定特定的截止日,並且跟自己說不論如何就是要在這個日期前完成,我發現效果實在是太好了!我有了時間的壓力,真的就會乖乖的安排時間去完成,所以如果你發現,你常常無法完成任務,可以試著為任務設定一個明確的截止日期,並督促自己!

清單任務太冗長

清單任務太過冗長

當我的待辦清單太過冗長的時候,我發現我會完全沒有動力,並且對自己感到失望及沮喪!認為自己是不是不夠努力才無法把事情完成,甚至會因爲這樣,而開始放棄自我、耍廢,然後就開始了這種惡性循環。

但有時候不是因為自己不夠努力,而是因為沒有好好過濾你的清單,有一些任務其實對你來說根本不重要,但可能因為他人的一個請求,因此列入了待辦清單當中,或是有時候你突然有一個想法,感覺可以去試試看,於是先列入了待辦清單,但後來發現其實這個想法,對你未來目標根本沒有用處!

所以在下面文章,我也會分享一些可以分辨任務是否該進行或刪除的方法喔~

清單任務太廣泛

當你在待辦清單清單寫下「開始經營 Instagram 」這個待辦事項時,其實很難馬上開始行動,因為它涵蓋的範圍實在是太廣了!單看字面上的意思,你會無法判斷你的下一步應該要做什麼。

「開始經營 Instagram 」其實比較偏向一個專案,所以你要寫下的是為了完成這個專案,我應該要做的具體任務,例如「創立一個 Instagram 帳號」、「上網搜尋關鍵字:如何經營 Instagram」或是「每天拍一張照片,累積素材」等等,可以馬上知道如何行動!

結論

以上就是我今天的分享啦~要再次跟你說,事情永遠做不完,所以你能做的就是專注在那些「重要的事情」上面,如果你正在煩惱有太多做不完的事情,不仿試試看跟你分享的方法喔!

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