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【自媒體 EDM 行銷】如何經營 Email 電子報,整合 Notion & ConvertKit 的團隊工作流!

【自媒體 EDM 行銷】如何經營 Email 電子報,整合 Notion & ConvertKit 的團隊工作流! 2

最後更新時間: 2022 年 11 月 02 日

你今天跳出 Email 通知了嗎?(被煩了嗎 XD)想一想,你是不是每天都會收到無數的電子郵件?而這些信件就是各商家、企業在使用的 EDM 行銷。

EDM 行銷(電郵行銷)對於各個行業來說都佔據了很重要的位置,對於自媒體經這來說更是如此,因此今天想要跟你分享我們領先時代團隊是如何經營 EDM 電子報「領先數位週報」!

今天將會從規劃團隊電子報、團隊的協作細節、到實際把電子報寄出的過程都分享給你,整篇文會是整合了 Notion 及 Convertkit 的團隊工作流(怎麼有種赤裸感XD ),那我們接下來就進入今天的分享吧!

在細看這篇之前,要先用力把我們團隊電子報訂閱起來吧?

為什麼自媒體需要經營 EDM 電子報?

經營 EDM 電子報可以跟粉絲建立更深層的連結、進行一對一溝通,

並且無須擔心因為 SEO 或是演算法改變而無法觸及或失去粉絲。

現在經營自媒體不外乎就是 Instagram、TikTok、Twitter、Youtube 或是部落格,我們明明就可以透過這些社群平台與紛絲溝通分享了,為什麼還要再另外經營 EDM 電子報呢?以下聽我娓娓道來!

什麼是 EDM 行銷?

EDM 行銷的英文是 Electronic Derect Mail ,也可以稱為 Email Marketing,中文則稱為電郵行銷或電子報行銷。EDM 行銷就透過電子郵件作為行銷的一個管道,像是常見的 Momo 購物車提醒、FRIDAYS 餐廳舉辦週五暢飲活動的通知都是 EDM 行銷(熱騰騰剛收到的郵件 XD)

你可能會想說,現在 EDM 行銷還有它的功用嗎?我跟你說,有!而且還不能小看!

根據統計,社群媒體上的轉換率完全不到 email 的一半,就像剛剛前面提到的購物車提醒郵件,為什麼商家總是要特別寄電子郵件提醒我們購物車裡還有東西呢?以下是我的真實體驗分享:

EDM

我總是會在 Instagram 看到很多服飾店家的促銷貼文或是新品限時動態,這時候如果吸引我,我就會點進官網開始大逛特逛(心情非常愉悅的階段),但最後等到要結帳看到金額那一刻,我又會突然被理智線拉回來,所以沒有完成最後的下單(覺得要多賺錢,想哭的階段)

但三天後我收到了一封購物車還有商品的提醒,而且不能確保庫存,我還真的直接去結帳了(當初的理智呢?錢錢再見…)。 所以店家其實就是想要透過客製化的郵件內容喚醒我們對他們的關注,並且只要在加上一點點的誘因,人就會腦波弱弱的完成訂單。

經營自媒體也是一樣,我們最終都是希望傳達特定理念、增加與紛絲的連結度以及增加轉換率(可能是課程、商品或是實體見面會參與),因此 EDM 行銷是一個很好的媒介。

EDM 行銷的優點

  • 郵件內容可個人化、客製化
  • 投入成本低但效果好
  • 有數據分析參考,可持續優化郵件
  • 可增加與粉絲的連結度,並篩選出忠實粉絲

領先時代團隊我們的電子報策略是?

領先時代目前由老K、蘿卡、小呆以及我(Yuria) 4 個人一起共同經營「領先數位週報」,我們每週二早上 8:00 都會寄一封電子郵件給訂閱戶。

我們的策略是「策展型週報」,策展是指我們會針對特定主題(生產力、數位工具、自媒體經營)進行蒐集、篩選、整理和組織資料,並最後呈現內容給週報的訂閱戶,透過提供有價值有意義的內容,增加與訂閱戶間的信任,以下是我們在週報中規劃的內容:

  • 1 則生活小故事:分享當週團隊發生的故事,可以大大增加人味,拉近與訂閱戶的距離。
  • 3 個最新數位工具:分享最近團隊的文章產出,提供乾貨增加黏著度。
  • 1 個生產力小技巧:團隊獨家的生產力技巧分享,讓訂閱戶可以實際應用在生活中。
  • N 個好資源推薦:額外實用資源分享,也預留可業配的區塊。

在經營電子報時,我們秉持著以下原則:

– 重「質」不重「量」

– 要有「人味」、要有「溫度」

– 郵件排版以「手機裝置」為主

– 分享要「真誠」

如果你也好奇我們的電子報是以怎樣的內容去安排,可以訂閱我們的「領先數位週報」去瞧瞧喔!(工商來的太快就像龍捲風)

在 Notion 上如何運用模版、資料庫分工排程、撰寫初稿?

剛剛有提到我們的「領先數位週報」是由四個人來共同經營,也就是每週會由一個人負責一則電子報,而這所有的分工排程以及初稿,我們都是透過 Notion 來進行的!以下跟你一一分享我們的工作流程!

如果你還不知道什麼是 Notion …

【Notion教學】- 史上最完整 Notion 筆記軟體的入門使用教學!1小時快速上手懶人包、基礎工具教學

step 1

進入到 Notion 團隊工作區,點擊個人工作台

進入到 Notion 團隊工作區,點擊個人工作台

step 2

到文章進度區新增文章

我們團隊在寫電子報時,把它當成是文章的模式在撰寫,所以會跟文章進度一起管理。

到文章進度區新增文章

step 3

選擇數位週報模板

選擇數位週報模板

使用 Notion 資料庫的好處就是可以建立模板,因此我們有預先電子報的模板,未來在撰寫時只要點擊模板,就可以直接根據設定好的模板內容作發揮(如下圖)。

設定好的模板

step 4

寫問候語以及小故事分享

寫問候語以及小故事分享

呈現如下圖~分享當週所方發生的小故事或是小啟發!

分享當週所方發生的小故事或是小啟發

step 5

建立本週精選推薦

建立本週精選推薦

會將領先時代所產出的文章,透過本週精選分享給大家。

本週精選

在撰寫這個段落的時候,會需要到文章排程管理區確認文章「是否分享到電子報」,如果已經分享過,就可以在上方打勾,避免出現四個人有重複分享的狀況。

是否分享到電子報

step 6

撰寫「每週來點生產力」

每週來點生產力

每一週我們都會去分享一個關於生產力的內容,是一個固定的主題~讓訂閱我們的訂閱戶,每一週都可以期待新的生產力小技巧,並去應用在生活當中。

分享一個關於生產力的內容

step 7

撰寫「更多學習資源」

更多學習資源

這邊可以是課程分享、免費資源分享或是一些廠商折扣碼的分享,只要是好資源,都會被我們歸類在這邊,並分享給所有訂閱戶(好東西就是要分享!)

課程分享

step 8

修改寄件人名稱

接下來就會修改信件最後的寄件人名稱啦!

修改名稱

step 9

設定信件標題

設定信件標題

我們的信件標題會根據本週的信件內容而定,會選擇幾個吸引人的內容直接顯示在標題當中,引導訂閱戶開啟我們的電子報。

信件標題會根據本週的信件內容而定

等待在 Notion 上完成初稿後,接下來就會到 ConvertKit 進行正式的編輯以及郵件設定啦!

如何使用 Convertkit 排程發送團隊週報信件?

什麼是 Convertkit ?

 ConvertKit

ConvertKit 是由 Nathan Barry 在 2013 年所創立的電郵行銷工具,除了可以製作客製化的訂閱表單、登錄頁面,也可以設定自動化的行銷流程,另外 ConvertKit 也有提供很完整的數據分析,讓我們可以更了解要如何優化信件!

Convertkit 基本功能介紹

表單製作 Form

表單是我們在收集名單的時候會用到的,最常使用會是在部落格當中,如下方的訂閱表單就是我們使用 ConvertKit 設計的內容。

除了像上方的內文式表單(Inline),還有其他三種呈現方式,Modal(彈跳視窗表單)、Slide in(側邊表單)以及 Sticky bar(置頂視窗表單),可以根據自己的需求去設定表單。

表單製作 Form

登錄頁製作 Landing page

登錄頁其實一樣是收集名單的工具,那它跟表單有什麼不一樣呢?

主要的差別就在於表單可以顯示在網頁中的各個角落,像是你正在看這一篇文章,可能在文章內文或是側邊欄看到訂閱表單,而登錄頁是一個單一的網頁,需要點擊專屬連結進入到訂閱登錄頁面,比較適合用在其他社群媒體的資訊欄當中,例如 YouTube 的資訊欄、Instagram 簡介欄連結等等

登錄頁製作 Landing page

電郵廣播 Broadcasts

Broadcasts 可以把它想像成「群發」,可以針對特定分類的族群發送特定的內容,我們的「領先數位週報」就是使用 Broadcasts 這個功能喔!

自動序列信件 Sequences

Sequences 的功能主要就是可以讓我們先預先安排好要發送的一連串信件內容,這樣說明有一點難懂,所以舉例給你聽!

你有沒有曾經看過有部落格或是自媒體出現「免費領取 10 天 XXX 快速上手教程」或是「 7 天 XXX 實用不私藏工具免費領取」的表單(通常填寫 email 以及姓名就可以領取)

但想一想,自媒體經營者不可能每天守在電腦前面,就為了傳送電子郵件給你,所以這類的訂閱內容其實就是使用到 Sequences 這個功能,可以在 Sequences 中預先建立每天要傳送的內容,因此只要填寫訂閱表單,就會連續 N 天發送固定的電子郵件給你!

但 Sequences 的使用必須搭配下方要接著介紹的 Visual Automations 功能一起使用喔!

自動化流程 Visual Automations

Visual Automations 可以為訂閱戶設定一系列自動化的流程,例如當有新訂閱戶透過文章中的訂閱表單訂閱電子報,在接下來會立即傳送一封歡迎訂閱的電子郵件給訂閱戶,所以流程會長得像下面這張圖

自動化流程 Visual Automations

Visual Automations 如同它的名稱一樣,是一個非常視覺化的操作,因此真的很好理解以及好上手,可以說是 ConvertKit 最重要的功能之一了!

使用 Notion 搭配 Convertkit 發信流程解析

以下就來跟你分享我們在經營「領先數位週報」時,實際使用 ConvertKit 的功能分享,以及我們如何配合 Notion 來做使用。

step 1

點擊 Notion 團隊工作區中的「檔案庫」

點擊 Notion 團隊工作區中的「檔案庫」

step 2

開啟「電子報上架 ConvertKit 教學文稿」

開啟「電子報上架 ConvertKit 教學文稿」

在剛開始還沒有那麼熟悉 ConvertKit 時,我都會預先開啟 Notion 中,由蘿卡編輯的教學文稿,邊參照邊製作電子報,也可以在這邊檢視要檢查的事項,減少錯誤發生。(這個文稿根本新手救星!)

教學文稿

step 3

進入到 ConvertKit 官網,點擊「Broadcasts」

] 進入到 ConvertKit 官網,點擊「Broadcaste」

step 4

點擊「+ New broadcast」

點擊「+ New broadcaste」

step 5

到右邊選擇「領先數位週報」模板

在 ConvertKit 中可以另外設定模板,這樣就可以加快信件的產出效率。

到右邊選擇「領先數位週報」模板

step 6

點擊「Replace my content」

確認完畢後就會將模板覆蓋到目前的內容上方。

點擊「Replace my content」

模板樣式新增完畢後的樣子:

模板樣式新增完畢後的樣子:

step 7

貼上 Notion 的初稿

新增完模板後,我會回到 Notion 當中,直接使用複製貼上的方式,將內容貼到 ConvertKit 當中。

不過在貼上前 ConvertKit 會詢問你是否使用他們內建的區塊樣式(會自動偵測),這時候只要點擊「Yes, format」就可以囉,基本上會跟 Notion 一樣,偶爾才會有跑版的問題,再手動調整就沒問題!

貼上 Notion 的初稿

貼上後如下圖:

貼上後如下圖:

step 8

點擊「Preview」預覽信件

完成信件內容後,可以點擊右方的「Preview」傳送信件進行預覽。

點擊「Preview」預覽信件

step 9

點擊「Send Test Email」

點擊「Send Test Email」

step 10

輸入電子信箱,點擊「Send Preview」

點擊「Send Preview」後,ConvertKit 就會將預覽信件傳送到你的信箱當中。

輸入電子信箱,點擊「Send Preview」

step 11

點擊「Continue」

確認預覽信件無誤後,點擊「Continue」設定信件寄出資訊。

點擊「Continue」

step 12

選擇寄出人

選擇寄出人

在「領先數位週報」中,我們都會使用自己的名稱寄出信件,可以增加訂閱戶對團隊每一個人的認識😊

會使用自己的名稱寄出信件

step 13

點擊「All Subcribers」選擇寄出受眾

點擊「All Subcribers」選擇寄出受眾

step 14

選擇「Within Segment」

選擇「Within Segment」

step 15

選擇「領先數位週報」的分類

在 ConvertKit 當中可以將訂閱戶進行分類,如此一來就可以更加精準的針對訂閱戶有興趣的議題進行內容產出。

選擇「領先數位週報」的分類

完成收件者設定後的畫面:

完成收件者設定後的畫面:

step 16

點擊「Send Now」旁的小鉛筆圖示,設定寄出時間

點擊「Send Now」旁的小鉛筆圖示,設定寄出時間

step 17

選擇寄出時間

選擇寄出時間

step 18

點擊「Continue」進行最後確認

點擊「Continue」進行最後確認

step 19

確認信件所有資訊

確認信件所以資訊

step 20

完成電子報設定

完成設定後,只要等待時間到,ConvertKit 就會自動幫你寄出信件囉~

完成電子報設定

如何建立電子報的模版?

剛剛在上面有分享到我們可以直接點擊預先設定好的電子報模板,如此一來就不用每一次都重新編輯重複區塊,以下跟你分享新增模板的教學!

step 1

點擊「Send」,選擇「Email Templates」

點擊「Send」,選擇「Email Templates」

step 2

點擊右上角新增模板

點擊右上角新增模板

step 3

選擇喜歡的模板樣式!

ConvertKit 很貼心的為大家準備了很多不同的模板樣式,如果沒有頭緒可以從這邊選擇模板進行編輯喔~

選擇喜歡的模板樣式!

step 5

新增完畢後就可以開始編輯模板啦!

新增完畢後就可以開始編輯模板啦!

step 5

編輯完畢後,點擊右上角的「Save」儲存模板,完成!

編輯完畢後,點擊右上角的「Save」儲存模板,完成!

Convertkit 權限設定與方案分享

我們團隊是使用「Creator」的方案,這個方案最多可以讓四個人都建立帳號並分別登錄到同一個 ConvertKit 的工作區!

若有長期經營 EDM 的規劃,不太推薦 ConvertKit 的免費版,除了有人數限制之外,最實用的自動化功能也無法使用。

ConvertKit 雖然可以免費使用,但最多只能有 1000 個訂閱者,加上免費版本無法使用上述提及的「自動序列信件 Sequences 」以及「自動化流程 Visual Automations 」等功能,因此在使用上會有很多不便跟受限。

付費版本是根據訂閱者的數量來定價,人數越多每月 / 每年要付的價格也相對越高,如果你是個人或是小型團隊,使用「Creator」方案就很足夠了!現在可以點擊下方的連結可以免費試用 14 天,一起開始與粉絲建立更深的連結吧!

方案

如何設定權限,讓夥伴用自己的帳號登入?

step 1

進入到 ConvertKit ,點擊右上角的「Settings」

進入到 ConvertKit ,點擊右上角的「Settings」

step 2

選擇「Team」

選擇「Team」

step 3

點擊「Invite a Team Member」

【自媒體 EDM 行銷】如何經營 Email 電子報,整合 Notion & ConvertKit 的團隊工作流! 3

step 4

輸入團隊成員資訊,點擊「Invite」,完成權限設定!

在這一步也可以選擇要給團隊成員什麼樣的權限大小。

  • Admin 管理者:可以編輯所有 ConvertKit 內容,並擁有編輯更改人員帳號的權限。
  • Editor 編輯者:可以編輯所有 ConvertKit 內容,但沒有編輯更改人員帳號的權限。
【自媒體 EDM 行銷】如何經營 Email 電子報,整合 Notion & ConvertKit 的團隊工作流! 4

結論

以上就是我們「領先數位週報」的 EDM 電子報行銷分享!不論是使用 Notion 做規劃排程或是使用 ConvertKit 來收集名單並每週傳送電子報,透過我們的經驗分享,相信對你是有幫助的~有任何回饋也可以留言給我們喔😊

最後就來到訂閱電子報的環節啦(上面訂閱過,你就是乖寶寶 XD)我們電子報的內容應該不用多說了哈哈,如果你想要每週二來點生產力、數位工具乾貨,訂閱下去就對啦~用心滿滿的電子郵件就會送到你手中!

我們就電子郵件中見囉(打勾勾)~拜拜!

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