【2026 monday.com 教學】還在用 Excel 管理專案？專案管理工具功能特色、方案價格、跟 Notion 和 Trello 比較一次看！

最後更新時間： 2026 年 11 月 10 日

嗨～大家好，我是 Avery 🙌🏻

你的團隊是不是還在用 Excel 或 Google 表格管專案？一開始人少、事情不多，還顧得過來。

任務一多，誰負責哪一項、做到哪裡、哪天要交，全靠有人記得去更新表格，不然就是一直在群組裡問：「這個做好了嗎？」

monday.com 是一款專案管理工具，把每項任務的負責人、狀態和截止日放在同一個版面，還能切換成看板、甘特圖或行事曆，狀態一改就自動通知下一位負責人。

如果你的團隊有 3 人以上、每週都要追負責人和進度，monday.com 很值得試試看。

接下來這篇文章會和你分享 monday.com 有哪些功能特色、適合誰使用、跟 Notion 和 Trello 怎麼選、還有從頭建立一個專案的完整操作教學，那我們就開始吧～

monday.com 是什麼？跟一般任務清單差在哪？

monday.com 是一款什麼樣的專案管理工具？

monday.com 是一款以「版面」為核心的專案管理軟體。

每個專案放在一個版面裡，版面長得像表格，一列就是一項任務，旁邊用欄位記下負責人、狀態和截止日。團隊打開同一個版面，就知道現在誰在做什麼、哪裡卡住了。

第一眼看起來很像 Excel 或 Google 表格，所以從試算表轉過來的人不會感到太陌生。

差別在於 monday.com 的欄位是「有規則的」：狀態欄是點選的標籤，人員欄連到團隊成員的帳號，日期欄可以拿來排時程。資料有固定格式，才能切換成行事曆、時間軸這些檢視，或設定自動通知。

專案管理工具跟一般任務清單差在哪？

一般的任務清單，像手機的提醒事項、Google Tasks，或在 Excel 裡列一排待辦，重點是「記下來、做完打勾」，很適合一個人管自己的事。

專案管理工具則是給「一群人一起推進同一件事」時使用的工具：

• 每項工作有明確的負責人，不用在群組裡問「這個現在是誰在負責？」
• 每個人都看得到目前狀態，不用每週開會逐條對進度
• 有截止日、能排先後，看得出哪幾件事撞在同一週
• 有更新會通知相關的人，不用自己記得去提醒

那要怎麼判斷該用任務清單，還是專案管理工具呢？

其實很簡單：只有你自己在用、事情也不多，任務清單就夠了。

如果是「要等別人做完我才能做」、「每週都要追進度」的情況，就是需要使用專案管理工具來幫忙了。

monday.com 專案管理工具功能特色

版面與欄位：讓負責人與狀態集中可查

用 Excel、Google 表格或群組訊息管進度，最常遇到的狀況是：每個人回報的方式都不一樣。

有人在表格裡寫「進行中」，有人寫「做一半」，有人乾脆在 LINE 說一句「快好了」，負責統整進度的人，光是整理就很痛苦。

monday.com 的版面把狀態變成固定選項。狀態欄是一顆顆有顏色的標籤，點一下就能切換；人員欄直接選團隊成員；日期欄用日曆點選。

大家填的格式一樣，打開版面用顏色就分得出哪些完成、哪些卡住。想篩出「這週到期、還沒完成、我負責的」，點幾下就好。

每項任務點開還有自己的更新區，可以留言、@ 同事、附上檔案，討論跟著任務走，不會散在群組裡找不到。

多種檢視：同一份工作用日曆或時間軸換角度看排程

同一個版面的資料，monday.com 可以切換成不同的「檢視」角度來看：

• 看板（Kanban）檢視：照狀態分欄，拖拉卡片就能改狀態
• 行事曆檢視：照截止日排在月曆上，一眼就看出哪幾天最忙
• 時間軸、甘特圖：用橫條看每項工作從哪天到哪天、有沒有重疊

切換檢視不用重新輸入資料，只是換個角度看同一份清單。這點 Excel 比較難做到，試算表要做甘特圖通常得自己畫格子、手動上色，日期一改又要重畫。

舉例來說，可以每天打開看板檢視確認誰在做什麼，排活動檔期時切到時間軸，看哪幾項工作撞在一起，都會比在表格裡一列一列核對日期直覺很多。

自動化與整合：把重複的狀態通知交給規則

小團隊很常遇到這種狀況：設計稿做好了，要記得傳訊息請文案接手；任務過期了，要有人去提醒負責人。這些事又雜又容易漏掉，因為每次都要靠「有人」記得和提醒。

monday.com 的自動化，就是把這類型重複動作寫成規則。結構是「當某件事發生，符合某個條件，就做某個動作」，例如：

• 狀態改成「完成」，就通知下一棒的負責人
• 截止日到了，就提醒負責人

整合則是把 monday.com 和你平常用的其他工具接起來，例如 Gmail、Outlook、Google 日曆、Slack、Microsoft Teams，讓通知或資料自動同步，不用在幾個工具之間來回複製貼上。

剛開始不用一次設很多條，先挑一兩件最常重複、最常忘記的事交給規則就好。

儀表板與訪客權限：給主管或客戶看進度

如果你需要定期跟老闆或客戶回報進度，monday.com 有幾個功能可以幫你節省「整理報告」的時間。

儀表板：把版面裡的資料變成圖表或數字，例如各狀態有幾項任務、每個人手上有多少工作。同時跑好幾個專案時，還可以把幾個版面的資料合在同一個儀表板上，一次看全局。

檢視者與訪客：可以讓主管用唯讀的方式看進度，不用另外整理報表給他。也可以邀請公司外的客戶或外包夥伴，進到指定的版面看進度、留言，不用再匯出檔案寄來寄去。

monday.com 專案管理工具適合誰？

個人接案者或 2 人工作室：同時處理少量專案

如果你自己接案，或是兩個人的小工作室，手上同時有幾個案子在跑，monday.com 可以幫你把散在各處的進度收在一起。

接案最常見的狀況是：A 客戶的修改還沒回，B 客戶下週要交初稿，自己的官網文章也該更新了。這些事散在備忘錄、LINE 和 Excel 裡，常常要翻好幾個地方，才知道下一步該做什麼。

用 monday.com，可以開一個版面管客戶專案，另一個管自己的行銷或行政雜事。

每個案子的截止日和狀態都看得到，打開就知道今天該先處理哪一件。兩個人分工時也方便，誰負責哪個客戶、做到哪裡，不用一直傳訊息互相確認。

3 人以上團隊：每週都要追負責人、狀態與期限

如果你是 3 人以上的團隊，每週都要問「這個現在是誰在處理？」「什麼時候會好？」，光是核對進度就要花不少時間。

以 3 人行銷小團隊為例，企劃、設計、文案一棒接一棒，前一個人沒做完，後面的人就跟著卡住。

用 monday.com，負責人、狀態、截止日都在同一個版面上，切到時間軸就看得出哪一段可能會延誤。團隊會議時直接打開版面逐項看，也不用再額外花時間整理進度表。

再加上「狀態改成完成就通知下一棒」這類自動化規則，可以少掉很多「做完要記得說一聲」的溝通。

長期用 Excel 或 Google Sheets 管進度的負責人：版本混亂、更新靠人工提醒

如果你是團隊裡負責「追進度」的人，每週都要整理 Excel 或 Google 表格才知道最新進度，monday.com 可以幫你省下整理表格的時間。

用試算表管專案，很常會遇到下面這些狀況：

• 檔案存了好幾版，不知道哪一份才是最新的
• 有人更新了狀態，但沒人發現，要等你自己去看
• 每個人填欄位的格式不一樣，篩選前得先整理
• 想看排程，只能自己手動畫甘特圖

很多人會先用 Google 表格加上 Google 日曆來管理專案，事情不多時確實夠用。但如果你發現每週花在「整理表格、提醒大家更新」的時間越來越多，就是該考慮換工具的訊號了。

monday.com 也支援直接匯入 Excel 和 Google 表格，原本的資料不用全部重打。要注意的是，原本的格式和公式不會一起帶過去，匯入後還是要整理一下欄位。

誰不適合使用 monday.com 專案管理工具？

如果你是以下情況，就不太適合使用 monday.com：

• 單人簡單待辦使用者：只有你自己在用，需要的只是一張待辦清單的話，負責人、多種檢視、自動化這些功能幾乎都用不到。
  手機內建的提醒事項、Google Tasks，或 Trello、Notion 的免費方案就很夠了。

• 不想先花時間設定欄位與規則的團隊：monday.com 好不好用，取決於欄位有沒有設好、大家願不願意更新。
  如果團隊沒人願意花時間先把版面設定好，最後很容易變成「又多一個沒人更新的工具」，進度還是回到團隊群組裡問來問去。

monday.com 專案管理工具優缺點

monday.com 專案管理工具優點

• 畫面像試算表，從 Excel 換過來不陌生：monday.com 的版面一列一項任務、一欄一種資訊，習慣 Excel 或 Google 表格的人，上手速度快。資料也能直接從 Excel、Google 表格匯入。
• 同一份資料，可以換好幾種角度看：同一個版面可以切換成看板、行事曆、甘特圖來看，資料只要輸入一次。
  每天確認誰在做什麼、排檔期時看哪幾件事撞在一起，都不用另外整理一份表。
• 重複的提醒，可以交給自動化：「做完要通知下一位接手夥伴」、「到期要提醒負責人」這種每週都在發生的事，設成規則就不用再靠人記得，追進度的人可以輕鬆很多。
• 有繁體中文介面，手機也能用：介面可以切換成繁體中文，對不習慣英文介面的團隊成員比較友善。iOS 和 Android 都有 App，在外面也能更新進度、回覆留言。
• 專業版試用免綁信用卡：註冊後有 14 天專業版可免費試用，也不用綁信用卡，試用結束後也能轉成免費版繼續用～

monday.com 專案管理工具缺點

• 好用的功能大多在較高的方案：行事曆、時間軸和自動化，大多要標準版以上才有。
• 付費有席位門檻：付費方案最低從 3 個席位起跳，再往上是 5 席、10 席這樣跳，4 人團隊就得買 5 席。人數剛好卡在中間的團隊，會付到用不到的席位。
• 一開始要花時間設定：功能多，第一次用很容易不知道從哪裡開始。欄位要放哪些、狀態要分幾種、規則怎麼設，都要先想清楚，前期的設定時間省不掉。

專案管理工具比較：monday.com、Trello 與 Notion 怎麼選？

比較項目	monday.com	Trello	Notion
適合的團隊型態	3 人以上、要追負責人與期限的團隊專案	流程簡單、用看板拖拉卡片就夠的團隊	文件、筆記和任務想放在一起的團隊
上手難度	中：畫面像表格，但欄位和規則要先設定	低：建好列表就能開始用	高：頁面和資料庫要自己搭
最大特色	同一份資料可切換多種檢視，搭配自動化追進度	看板操作直覺，打開就會用	彈性最大，可以自己搭出整套工作系統
中文介面	✅	✅	✅
付費起始價	基本版每席每月 US$9 起（年繳，3 席起購）	Standard 每人每月 US$5 起（年繳）	Plus 每人每月 US$10 起（年繳）

小提醒：最新方案功能與價格，請以官網公告為準

📌 專案管理工具快速挑選小總結：

• 只想拖拉卡片、流程簡單、人數不多的團隊 → Trello
• 設計彈性大，想客製專案管理系統 → Notion
• 3 人以上，要追負責人和期限 → monday.com

monday.com 專案管理工具價格方案

monday.com 的費用是用「方案 × 席位數」來算，分成免費版、基本版、標準版、專業版和企業版。

monday.com 方案比較表

比較項目	免費版	基本版	標準版	專業版	企業版
價格（每席每月，年繳方案）	US$0	US$9	US$12	US$19	洽詢業務
席位	最多 2 席	3 席起購	3 席起購	3 席起購	洽詢業務
版面數量	最多 3 個	不限	不限	不限	不限
項目數量	200 筆起，最多 1,000 筆	不限	不限	不限	不限
儲存空間	500 MB	5 GB	20 GB	100 GB	1,000 GB
看板檢視	✅	✅	✅	✅	✅
行事曆、時間軸、甘特圖	❌	❌	✅	✅	✅
自動化、整合（每月各）	❌	❌	250 次	25,000 次	250,000 次
儀表板可合併的版面數	1 個	1 個	5 個	20 個	50 個
免費檢視者	❌	✅ 不限人數	✅ 不限人數	✅ 不限人數	✅ 不限人數
訪客	❌	❌	⚠️ 每 4 位訪客算 1 席	⚠️ 每 4 位訪客算 1 席	⚠️ 每 4 位訪客算 1 席
公式、時間追蹤欄位	❌	❌	❌	✅	✅
AI 功能	❌	✅	✅	✅	✅

小提醒：最新方案功能與價格，請以官網公告為準

monday.com 免費版有哪些限制？

monday.com 免費版最多 2 個席位、3 個版面，適合自己接案或兩人以內的小工作室先用。如果你在找免費的專案管理工具，它可以長期免費使用，只是有幾個限制要先知道。

人數最多 2 個席位，第 3 個人加入就要付費，版面最多 3 個。功能上，免費版只有表格和看板檢視，沒有行事曆、時間軸，也不能用自動化和整合。

也無法邀請訪客或加入免費檢視者，一個儀表板也只能連 1 個版面。另外，文件最多 3 份、儲存空間只有 500 MB，也沒有 AI 功能。

monday.com 方案怎麼選？

• 1～2 人、流程簡單 → 先用免費版就好，真的不夠用再升級。
• 3 人以上，只需要大家看同一份進度，加入不限人數的免費檢視者 → 基本版。
• 小團隊想要用行事曆、時間軸排程，或用自動化提醒、邀請客戶看進度 → 標準版。
• 需要自動計算數字、記錄每項任務花多少時間，或要跨很多專案看儀表板 → 專業版。

我推薦 monday.com 專案管理工具嗎？

整體使用下來，我還蠻推薦 3 人以上的小團隊使用 monday.com！而且 monday.com 有中文介面不用擔心不好上手。

實際操作後，我覺得對小團隊最有幫助的是這三個地方：

• 任務底下就能討論
  如果團隊是遠距工作、不在同一個空間，甚至很難約到時間開會，可以直接在每個任務底下留言討論。沒參與到討論的人，點開任務就能看到前因後果，不用再另外轉述一次。
• 檔案跟著任務放，不用到處找
  每個任務都能放相關檔案，不會變成有些檔案在 LINE、有些在 Google 雲端、有些在同事電腦裡。專案時間一拉長、要回頭找資料時也能快速找到！
• 做完自動通知下一棒，交接不會卡住
  做完任務要交給下一個人時，一忙就容易忘了傳訊息，下一位夥伴根本不知道你做好了沒。
  monday.com 可以設定自動化，任務狀態改成已完成，系統就自動通知接手的人，通知內容也能自己寫。大家都在同一個工具裡收通知，不用再一直在 LINE 傳訊息，也不怕對方說沒看到！

另外，切換看板或時間軸檢視，就能直接看到每個任務的進度、有沒有人卡住，不用再另外花時間整理進度表～蠻節省時間！

整體操作起來也蠻快速上手，不過第一次設定自動化時需要思考一下怎麼設定才能觸發。

monday.com 專案管理工具免費註冊教學

如何免費註冊 monday.com？

monday.com 註冊後，會自動開始 14 天的專業版免費試用，不用綁信用卡！

step 1

到 monday.com 官網，點擊「開始吧」。

step 2

輸入 Email，或直接用 Google 帳號登入。

step 3

填入名字、密碼和帳號名稱。

step 4

回答幾個簡單的問題，例如要拿來做什麼、主要工作重點，照實際情況選就好。

step 5

進到版面工作區就代表註冊完成了。

如何升級成付費方案？

step 1

點左上角的「查看方案」。

step 2

選擇「團隊規模」的人數和想要升級的方案。

step 3

填上付款資訊，點擊「完成採購」就完成囉～

monday.com 專案管理教學：從建立看板、追蹤進度及自動化通知設定

這裡用小團隊最常遇到的使用情境，從建立版面到追蹤進度及自動化設定，完整操作一次。

情境操作教學：三人行銷小組的一檔線上活動

假設是三個人的行銷小組，要準備一檔週年慶線上活動，分工是這樣：

• 企劃：負責活動企劃、成效回報
• 設計：負責主視覺設計
• 文案：負責活動文案、社群貼文排程和 EDM 發送

在執行專案時，任務會一棒接一棒，設計要等企劃定案才能開始，文案要等主視覺出來才能撰寫貼文。

比較常發生的狀況是「以為上一棒夥伴的任務還沒做完」或是「輪到自己接棒但沒收到通知」，只要其中一個人卡住，整個專案就很容易延誤。

建立看板，加入任務、負責人、狀態與期限

step 1

左側選單「內容」點「＋」、「版面」，選「新版面」，選擇「手動建立版面」，命名為「週年慶線上活動」。

step 2

建立三個群組：「準備期」「執行期」「收尾」，用來區分活動的不同階段。

step 3

在各群組加入任務，準備期放「活動企劃」「主視覺設計」「活動文案」，執行期放「社群貼文排程」「EDM 發送」，收尾放「成效回報」。每個任務下都可以建立「討論」和「檔案」。

step 4

更改欄位名稱：負責人、狀態、截止日，也可以新增自己需要的欄位。

step 5

在每項任務的人員欄位指派負責人，再設定狀態和截止日。如果你原本就有 Excel 或 Google 表格的進度表，也可以直接匯入成新的版面。

切換到合適的檢視角度及專案總覽儀表板設置

任務都填好之後，同一份資料可以換個角度看：

step 1

點版面左上方的「新增檢視」，可以選擇想要觀看專案的視角。

step 2

新增「看板」檢視，任務會照狀態分成好幾欄，每天打開就可以清楚看到每個任務的進度狀況，也可以用拖拉的方式去移動任務。

step 3

新增「甘特圖」檢視，用橫條看每項工作的到期日，可以檢查有沒有工作擠在同一週。也可以選擇「行事曆」來檢視任務。

step 4

設定儀表板快速總覽整個專案的狀態。選「儀表板及報告」，點擊「已連線的版面」，選擇想要看儀表板的「板子」。

設定一條簡單的自動化

最後設一條規則：「主視覺設計」完成時，自動通知文案可以接手。

step 1

點版面右上角的「自動化」。

step 2

可以選擇現有模板建立，也可以自己從頭開始建立，這裡選從頭建立。

step 3

設定觸發條件。

要達成的自動化目標是：當「主視覺設計」完成時，要通知「文案」負責人。
設定觸發條件：點擊「此狀況發生時」，選擇「when status changes to something」，點擊「something」選「已完成」，再點擊「新增條件」，選擇主視覺設計的「負責人」。

step 4

設定通知內容和對象。
設定觸發動作：點擊「接著做這件事」，選擇「Notify someone」，點擊「notify」可以寫通知內容，然後再點「someone」選擇要通知的人也就是「文案的負責人」，點擊「建立自動化功能」。

step 5

設定完成後，可以到「管理」看看剛剛設定的自動化紀錄。

step 6

接下來把「主視覺設計」的狀態改成已完成，文案負責人就會收到通知！

結語

那到底要不要換成 monday.com 這個專案管理工具呢？

可以用這三件事來判斷：團隊是不是 3 人以上、每週是不是都要追負責人和期限、需不需要自動化和多種檢視來看進度。三個都符合的話，就很推薦使用 monday.com。

如果還是拿不定主意，也可以註冊帳號免費試用 14 天，不用綁信用卡，直接拿團隊正在跑的一個專案來實際操作，跑過一次就知道適不適合囉😎

monday.com 專案管理工具常見問題FAQ

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