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【領先數位週報 #002】找尋工作與生活的平衡點 / 提升效率的生產力工具分享 / GTD 時間管理之術

【領先數位週報 #002】找尋工作與生活的平衡點 / 提升效率的生產力工具分享 / GTD 時間管理之術 2

最後更新時間: 2022 年 09 月 10 日

嗨嗨大家 ~ 我是小呆!

這幾週的疫情狀況還是有點緊張,如果需要外出也要多注意身體狀況,希望大家都平平安安、健健康康的哦!

在領先數位週報的系列電子報中,我們將會每週跟你推薦幾個實用又好玩的數位工具以及分享一些提升生產力的小知識,讓我們一起成為更聰明的高效數位工作者吧!

如果想跟我們聊聊你的生活,也歡迎你隨時回信給我們哦!

找尋工作與生活的平衡點

第一次跟大家見面,先跟大家小小介紹一下我自己。

我是小呆,2 月開始加入領先時代團隊,過去是擔任廣告代理商的數位行銷職位,而目前正在努力朝自由接案工作者的路奔跑當中。

為了讓自己的收入來源更穩定,這一兩個月來我幾乎是來者不拒,但在這樣瘋狂接案子之後,我的生活卻變成「每天醒來就在工作」,有時連周末都要工作 10 到 12 小時,差點就要變成全年無休的便利商店了。

那時候我也才發現,自己好像有點累了,整天被工作塞得滿滿的,幾乎沒有時間休息,腦袋就好像過度運轉似的,遲早有天會被燃燒殆盡(崩╰(〒皿〒)╯潰)。

這次我也真的感覺到,人的能量是有限的。拚了命的往前衝的路途上,總會感覺到疲倦、能量耗盡的一天,與其拖著疲憊的身軀龜速前進,不如趁這個時間好好地停下來,回顧一下過去的自己、欣賞一下身邊的風景,讓身體重新開機,等待能量恢復後,再繼續全力衝刺。

所以,上週末我就毅然決然決定給自己放個無薪假 XDDD

無薪假當天要遵守三條規定:

  1. 一定要出門玩耍
  2. 不能開電腦、開信箱
  3. 不想工作的任何事情

於是乎,我就在無薪假那天下午跑出門去找貓貓玩耍了 ~~~

我去的是位於北投捷運站附近的正當冰貓咪咖啡廳,當天有三隻超可愛的貓貓坐鎮,一邊吃好吃的冰淇淋鬆餅、還能一邊擼貓貓,真的是超級療癒,果然有貓貓治百病(誤)!

分享可愛的擼貓貓花絮給你們 (〃∀〃)

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出門放風後隔天醒來,我又是個能繼續朝自由工作者之路努力奔跑的我了!

而且整個腦袋還多了很多因為貓貓啟發的工作靈感(再次感謝貓貓大人!)。

好好休息、好好生活,也才有能量好好工作。

那你呢?有找時間好好休息一下了嗎?

這個週末你計畫想要做些什麼呢?

歡迎回信跟我分享 !

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每週來點生產力:GTD(Getting Things Done)

運用 GTD(Getting Things Done)讓你的時間管理更有效率!

很多人會使用待辦清單來幫自己確認每天的工作排程,但用到後來卻發現待辦清單越變越長,事情好像永遠做不完,難道永遠都不用下班了嗎?到底該怎麼辦?

事情永遠做不完的很大一個原因是「錯把待辦清單當成備忘錄」,而沒有做下一步的行動計劃。

想要避免待辦清單越來越長,這次我們就要跟你分享一個工作管理的小方法「GTD」!

什麼是 GTD?

GTD 是一個由 David Allen 大師所提出的生產力系統,當腦中停留太多未完成的任務或待辦事項,就會沒辦法專注在現在的工作上,進而影響到工作效率。

因此,我們必須透過一些時間管理工具,把待辦事項通通記錄在這個工具中,降低大腦的精神壓力後,再挪出時間認真安排、組織這些待辦事項,把精神專注留給當下的任務。

GTD 的五大步驟

  1. 收集: 把任何需要做、應該做的事情或是突然想到的靈感,先通通丟入一個收集箱中。
  2. 處理: 定期找時間判斷收集箱內的事情是否需要有下個步驟,如果不需要就可以先丟入垃圾桶,或是移動到靈感庫、知識庫、未來清單等其他區域。
  3. 組織: 針對需要行動的事項,開始安排這些任務計畫,像是立即處理、安排至行事曆、放入追蹤清單等,如果是大任務則可以先拆解成小任務目標後再安排行動計畫。
  4. 回顧: 定期檢視跟回顧組織的行動方案是否合宜,並進行調整、優化,觀察自己的工作進度跟效率是否有所提升。
  5. 行動: 依據自己的計畫開始執行,如果能在 2 分鐘內完成的事情就馬上處理掉,其他就依照輕重緩急一項一項完成。

GTD 的實際應用

這邊馬上跟你分享我平常怎麼用 GTD 來幫助我管理時間!

  1. 想到什麼就先寫在收集箱 Google Keep 裡: (1) 找下個月同學會聚餐地點 (2) 寫一篇記帳 APP 教學文 (3) 上傳手機相片到雲端相簿
  2. 找一個時間整理收集箱: 最近疫情升溫同學會取消,所以先把 (1) 丟到垃圾桶或未來清單。
  3. 安排行動計劃: 把 (2) 寫文章拆分成找資料、擬大綱、寫文章三個小任務,分別安排至 Google 日曆的週三、週四、週五完成,(3) 上傳相片速度很快,所以直接更新在 Google Tasks 上安排在今天完成。
  4. 回顧上週的計畫安排: 上週有一篇寫文章的任務,因為沒有區分成小任務目標,所以時間安排上有點抓不太準,這週拆分成小任務試試看能不能讓工作效率變更好。
  5. 實際執行: 馬上先處理掉 (3) 的任務,處理完後再開始執行今天 Google 日曆上其他的計畫安排。

GTD 的數位工具推薦

可以用來做時間管理的工具非常多種,這邊跟你分享我自己也經常使用的幾個小工具!

  • 裝置內建的待辦清單、備忘錄
  • Google 日曆
  • Google Keep
  • Google Tasks
  • Microsoft To Do
  • Trello
  • Notion

更多學習資源

極度專注力|戰勝分心的 6 個技巧,提高注意力和創造力

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在這個充滿干擾的世界中,想要提高生產力,就必須抓住注意力!因為「注意力在哪裡,成就就在哪裡」,有效掌控自己注意力,就能更有效地提高生產力!

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