fbpx

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 2

最後更新時間: 2022 年 09 月 09 日

嗨~我是老K

八月份到了,距離 2022 年結束剩下 5 個月左右,距離我喜歡的冬天也越來越近了!

前幾天出門去逛漫畫博覽會,真的熱到我超級想趕快逃回家,實在太可怕。

這幾年感覺溫度越來越極端,但相比之前,我身邊的圈子卻越來越少推崇環保、減碳的聲音出現。(是大家都疲乏了嗎?)

最近我是自己也開始實施每天帶著環保餐具去外帶自助餐的習慣,能環保也可以讓我不用一直有一堆紙餐盒要去倒垃圾。

怕熱到無法離開冷氣的我,只好從垃圾減量來貢獻一絲力量,希望地球要好好的呀!

小故事:透過每日計劃,提升生活掌握感。

最近我在 Instagram 發起了「每日計劃挑戰」,這個挑戰的規則是:

每天早上時分享自己當天要做的事項計劃,而每天晚上則會發布當天執行狀況以及復盤回顧的小分享。

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 3
【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 4

之所以會想要舉辦這個挑戰,跟我在這週「高效工作者的必備思維與數位工作力」講座講到目標管理時,我跟大家提到的觀點有關:

做目標要由遠而近,決定方向後勇往直前。
而做計劃要由近而遠,由小到大的嘗試。

在計劃過程抓到自己的習慣、人性,知道規律之後,再制訂符合自己個性的客製化計劃,才能提升計劃的達成率。

如果把制訂的年度/季度/月或週目標,當作計劃來執行,你就會體驗到「空有方向與熱情,但不知道實際如何逐步執行、如何漸進式達成計劃」的感受。

因為設定目標方向時,並不會考慮執行的可行性,因此如果把目標當作計劃來執行,就會造成這樣的狀況。

這次在社群上的「每日計劃挑戰」,就是要把「設定計劃 → 回顧執行狀態」縮到最小單位,高頻率的循環實驗自己的執行狀況,從中獲得一些啟發或策略。

透過每天早上的設定計劃、晚上的計劃回顧,來快速瞭解自己再執行計劃過程中會掉入哪些坑、如何優化計劃的制訂方式。

找出一套規律後,就可以幫助未來更長期計劃的制訂,能更加的貼近自己適合的方式。

計劃執行一週後,有哪些觀察與學習?

執行到現在大概是第 10 天左右,以下就跟大家分享我這十天中幾個回顧的反思與每日計劃訣竅:

(以下都是 Instagram 每日計劃挑戰的回顧內容,也歡迎可以追蹤我的 IG 一起看後續的執行狀況)

  1. 每日排任務時,可以用「要事」搭配「雜事」交替做的方式排,執行時可以輪流做換個腦袋比較不累。
  2. 每日計劃的執行成功與否,與「是否能準確預估任務花費時間」有很大關聯。
  3. 計劃是死的,但人心是活的。別把自己當機器人一樣管,可以嚴格執行,但過程也要多給自己點鼓勵與諒解。
  4. 做計劃前,要記得注意先把過往已經排好日程的事件先算入,以免排計劃後一堆突發事件。
  5. 面對突發事件或不受控的情況,要佛系看待,但努力應對。
  6. 很多有價值的事情是急不得的,我們唯一能做的,就是多準備點時間好好打磨。

如果大家有嘗試過做計劃但總是失敗、或是對目前的每天生活沒有掌握感、總覺得自己日復一日沒有目標與計劃,那不妨跟我一起來做每日計劃挑戰吧!

(可以自己用 Canva 簡單做個模版,每天在社群上實行並且 @leadingmrk 哦~我看到會一一回覆大家的!)

只要每天早上列下當天所有要做的事情,每天晚上回頭查看執行狀況,幫當天的自己總結一些建議或心得就可以了。

把這些心得累積起來,就會是屬於你自己未來做計劃的一套客製化策略囉!

本週精選推薦

WordPress 架站系列教學文(共有三篇)

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 5
  • 不用工程師技術底子,也能替自己架設一個部落格網站。
  • 每個月只需要 12 美金。
  • 獨立主機運轉而非共享主機(效能比較好)

老K 點評:這篇 WordPress 架站文章是我大概兩三年前寫的,當時只是紀錄下自己架設網站的過程做成教學,沒想到上個月有好多身邊的創作者朋友都看了我這幾篇架站教學文、成功架設起了自己的網站。

自媒體時代,網站遠比很多快資訊的社群更來得長青,如果大家有架設網站的需求,也許可以參考這篇文章哦!

Mac 免費安裝雙系統 – BootCamp 完整教學

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 6
  • Intel 處理器才能使用的免費 macOS 雙系統
  • 比 Parallels Desktop 更省錢的方案

老K點評:自從蘋果出了自己的 M1 系列處理器之後,過往的免費裝 Windows 雙系統方式就無法使用了。不過如果你手邊還有 Intel 處理器的 Mac 電腦,那這篇文章依舊對你有幫助。

八月我應該會寫一篇 Parallels Desktop 18 最新產品的評測文章,如果你手上的 Mac 是 M1 系列處理器,就等我到時候分享 PD 這套工具給你吧!

每週來點生產力為你的 Email 收件夾打造一個專屬收件生產線

上個月除了原有計劃之外,我也花了一些時間整理了我的 Gmail,把整個收件夾清的一乾二淨。

透過「自動化篩選信件」以及「快捷鍵分類/封存」這兩個策略,幫我的收信流程做了一個「專屬的收件生產線。」

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 7
整理後的 Gmail 畫面,超級乾淨的啦!

上圖就是我整理過後 Gmail 的樣子,可以看到左側的收件夾居然是清空狀態,而右側多了信件狀態收件夾,把信件分類成「待處理」、「給團隊夥伴追蹤」、「稍後閱讀」、「等待對方回覆」等四個主要狀態,左側也多了很多的標籤可以套用自動化篩選功能,來自動分類信件。

原先我自己 Email 的樣貌 —— 使用 Outlook 管理,超級雜亂。

我自己其實有三個主要使用的 Email 帳號

  1. Hotmail 帳號:用來關注不那麼重要的一些內容,像是電商網站、購物通知、一些公家機關的通知訂閱等。
  2. Gmail 個人帳號:用來關注我個人的重要內容,像是銀行通知、投資平台的通知還有部分合作廠商通知等等。
  3. Gsuite 品牌網域信箱:用來接收大部分的廠商合作邀約,講座邀請等重要事項。

而原先我自己是習慣使用 Outlook 直接登入我所有的信箱,並且定期查看信件,把重要的信件在 Outlook 裡面做釘選跟標註。

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 8
一整排釘選,完全看不出哪些是真正重要的信件。

但久而久之,整個 Email 信箱就會長的像上方這樣,上面滿滿的一排釘選,無法判斷任何一個信件雙方的聯絡狀況(到底是我回信了等對方回覆,還是我其實還沒回信。)

而這個月參考了兩個 Email 整理的資源,終於打造出屬於我自己的 Email 整理策略,以下也跟大家分享目前的整理成效。

優化一、透過篩選自動分類特定類型信件

目前我在我的兩個 Gmail 帳號都套用了大量的篩選規則,當某些特定 Email 信箱或者特定主旨的信件寄送到我的 Gmail 信箱之後,他們就會被自動分類並且套用標籤。

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 9
Gmail 的篩選設定畫面

通知類型的信件(像是銀行登入通知),就會直接被略過收件夾並且標註標籤,我有需要的話再從左側去特定的標籤分類裡面找信件就好。

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 10
通知類信件全部透過自動篩選整理得妥妥當當

這樣的方式可以把一些常收到不太需要關注的信件自動進行分類,設定一次規則,未來收件夾就可以少很多垃圾信件了。

優化二、透過快捷鍵自動封存並給予信件狀態

Gmail 其實功能很強大,不僅設定多個標籤、開啟多個標籤收件夾,還可以開啟收件夾的快捷鍵功能,利用快捷鍵快速篩選信件並套用設定。

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 11
設定 > 一般設定中可以開啟鍵盤快速鍵功能

我目前打開上圖這個快捷鍵功能後,最常用的兩個快捷鍵是:

  1. 封存:E
  2. 封存並套用標籤:V

當我閱讀過信件之後,判斷這封信件不需要再閱讀,那我就會直接按 E 封存該信件。

而當我閱讀後覺得這個信件需要列入待辦或者晚點再看等等,我就可以按下 V 幫他手動設定標籤,分類到我所建立的狀態標籤,並且設定好後一樣把信件封存。

封存的信件並不會消失,而是從收件夾中被排除,未來如果需要回頭翻信件一樣可以到「所有信件」的分類中翻找信件的!

你的 Email 信箱有定期整理嗎?找個時間打造個收件工作流吧!

詳細我所參考的 Gmail 信箱設定策略與步驟教學,可以參考底下「更多學習資源」區塊兩篇來自瓦基與雷蒙的文章,文章中提到的參考資源也記得一個一個細看去設定,就可以完成囉!

如果你真的覺得很難理解,可以回信跟我說一聲。

我再來找時間寫一篇詳細的整合步驟教學文章給大家看(真的需要就回信敲碗吧!)

千萬記得,不要照搬文章中的作法,別人的作法不一定符合你的需求。

請在學習他們的策略之後,設計專屬於自己的一套工作流哦!

更多學習資源

你有好資源想分享嗎?歡迎直接回信推薦給我們,幫你把好資源分享給更多人!

Gmail 收件夾整理方法 —— 閱讀前哨站 瓦基

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 12

瓦基的這篇 Email 工作流文章,從 Jeff Su 的原創影片中獲取到核心設定方法之後,又延伸實踐了自己的一日 Email 整理排程與工作流。

我看完整個大受啟發,馬上套用來實驗看看,並也針對我需要跟團隊夥伴一起回覆某些信件,而創立了自己的一套用法。

非常推薦看完上面成果展示的你,一起來實踐看看此文中的作法!

有什麼實作後的心得,也歡迎一起回信交流哦!

Gmail 自動套用篩選的分類方法 —— 雷蒙三十 侯智薰

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 13

雷蒙的這篇自動化篩選設定文章,原本是給他的週報訂閱戶來「設定文章不要進到促銷信件」的目的所寫的,但其中提到的「篩選器技巧」卻也可以套用在很多其他信件的自動分類上。

我套用這套自動化標籤分類方式有好一陣子了,這次也順便優化了整個標籤的結構,使用到了「巢狀標籤」的設定方式,減少左側標籤的複雜度。

推薦大家這篇配合上面瓦基的文章一起服用,直接升級你的 Gmail 介面吧!

如何訓練打腦提升專注力 —— shuaisoserious Youtube

【領先數位週報 #012】每日計劃挑戰 / 免費架站教學文 / 打造專屬 Email 收件工作流 14

前幾天看到這位我追蹤很久的健身 Youtuber 的影片,真的是覺得「拍得太好啦!」

一步影片道出了我研究分享很久的專注力問題,不僅有引用書籍與文獻,更是讓自己親身實驗了某個執行方法。

在這資訊爆炸的時代,如何學會掌控自己的注意力、抓回生活的掌握感,是我們最優先需要學習的事情。

否則你的生活,就將在手機與各種令你成癮的事物中,無意識的浪費了。

推薦大家可以看看這部影片哦!希望對你也有啟發。

請留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。

Scroll to Top